HR-plus ersätts med nytt system för löne- och tidrapportering
Den 21 oktober får KTH:s medarbetare ett nytt system för löne- och tidrapportering, kallat KTH-HR.
– Systemet kommer att vara modernare, inkludera kontroller och påminnelser och underlätta det dagliga arbetet för både HR och anställda, säger KTH:s personalchef Annica Fröberg.
KTH har länge behövt byta lönesystem. Det gamla systemet HR-plus samt dess funktion för egenrapportering som funnits sedan 2001, tas i oktober slutligen ur drift.
– Det är ”end of life” som man säger i systembranschen, och det skulle egentligen ha gjorts mycket tidigare, säger Annica Fröberg.
Ska minska dubbelarbete
Det nya systemet , kallat KTH-HR, innehåller flera funktioner. Bland annat kommer det även att användas till frånvarohantering vid exempelvis sjukdom, ledighetsansökningar samt tidrapportering och registrering av timavlönades timmar. För chefer och HR ska systemet leda till bättre kontroll, minskat dubbelarbete och minskad pappersanvändning. Till exempel kommer anställningsavtal att endast registreras digitalt från början. Det blir också enklare att hålla koll på Lagen om anställningsskydd, LAS.
– Det är ett av de mest moderna systemen på marknaden och det används av väldigt många företag och kommuner. Det är rollstyrt vilket innebär att användare bara hanterar det som är relevant för deras roll och det kommer ett modernt gränssnitt så att både chefer och anställda kan hantera ärenden i mobilen, säger Annica Fröberg.
"Superusers" hjälper till
Från och med den 21 oktober kommer KTH:s anställda alltså att bjudas in i det nya systemet. De kommer också att behöva fylla i närmast anhöriga och födelsedata för eventuella barn. Till stöd för anställda och chefer har HR utbildat ett antal så kallade ”superusers”, som ska hjälpa till ute i organisationen.
– Det är viktigt att komma ihåg att även om det är ett nytt system och frågor kan uppstå, så har man tillgång till HR och man kan vända sig till samma personer som vanligt. HR mannar upp bakom kulisserna för en smidig övergång i oktober/november och så kommer det att finnas guider och manualer på intranätet som ska hjälpa en att förstå, säger Annica Fröberg.
"Puckel att ta oss över"
Efter en initial mjukstart kommer systemet så småningom att utökas med ännu fler funktioner och processer.
– Det kommer att bli jättebra. Vi måste ju göra detta, vi måste få ut lön och det kommer vi att få. Det är en stor förändring och i början är det alltid svårt. Det är en puckel vi får ta oss över och sen tror jag att vi kommer att vara nöjda, säger Annica Fröberg.
Text: Sabina Fabrizi