Nästa steg när stödet samordnas
Efter rektorsbeslutet om ett samordnat och gemensamt verksamhetsstöd i förra veckan sätter arbetet med att inventera dagens verksamhetsstöd nu i gång med full kraft.
– Startskottet har gått och vi börjar med att kartlägga varje stödområde och göra swot-analyser för att ringa in svagheter och styrkor hos olika stödområden, säger Kerstin Jacobsson, universitetsdirektör som leder arbetet.
Under vårmånaderna ska varje stödområde analyseras utifrån bland annat behov och användarerfarenheter och det ska mynna ut i en övergripande plan i början av juni, ett programdirektiv, som rektor då ska fatta beslut om.
Mellan stolarna
– Dubbelarbete och saker som hamnar mellan olika funktioner och stolar är exempel på sådant vi kommer försöka organisera bort, säger Kerstin Jacobsson.
När beslutet om det fortsatta arbetet är fattat ska analysresultaten göras mer konkreta och användbara lösningar vaskas fram.
– I nästa steg förfinas den övergripande planen ytterligare. Vi kommer att göra bedömningar och prioriteringar som mera bygger på fakta- inte så mycket på känsla hur stödet fungerar.
Omkring en femtedel av KTH:s medarbetare arbetar inom verksamhetsstödet. Samgåendet och den nya organisationen är ett stort arbete. Hur ser du på att leda det?
– Det skulle kunna kännas alltför stort, men redan i dag har vi ett väldigt positivt kollegialt samarbete och vi är många som gör det tillsammans. Jag ser verkligen fram emot att fullfölja det här arbetet i öppen och konstruktiv dialog med skolchefer, prefekter och organisationen i stort. Generellt tycks vi ha ett stort stöd för förändringsarbetet, vilket är glädjande.
Det ordinarie arbetet ska ju samtidigt pågå som vanligt, hur ska tiden räcka till?
– Samgåendet och utvecklingen av verksamhetsstödet är en satsning för hela KTH och det innebär givetvis investeringar. Det kommer att finnas bra förutsättningar för att satsa på utvecklade arbetsverktyg, kompetensutveckling, möjlighet att avsätta tid eller vad som nu kan behövas.
Underlättar för alla
Du blir från och med 1 januari 2023 också chef för hela KTH:s verksamhetsstöd. Vad är avgörande för ett effektivt stöd?
– Smidiga och bra processer som underlättar både för den som får stödet och den som utför det.
Kan du ge ett exempel?
– IT-system som inte fungerar med varandra där verksamheten blir alltför byråkratisk påverkar vardagen för alla och riskerar att ta alltför stor plats. Genom att skapa smidiga flöden stärks också KTH:s arbetsmiljö och i förlängningen gör det KTH till en än mer attraktiv arbetsgivare.
Den nya organisationen ska sjösättas 1 januari 2023. Men redan nu kommer det samgående verksamhetsstödet arbeta tillsammans kring rekryteringar och kompetensutveckling.
Den 22 mars fattade rektor beslutet ( finns i W3D3 med diarienummer V-2022-0218 1.1 ) om den nya organisationen för KTH:s verksamhetsstöd .
Text: Jill Klackenberg