EECS Slack-information

Materialet kring Slack och hur det används utvecklas löpande.

1. Slack vid EECS

Varför Slack?
EECS skolledning har bestämt införa Slack till hela skolan från och med 16 juni 2021 till 1 juni 2022. Syftet är att skapa en kanal för hela skolan som möjliggör målgruppsanpassad dialog mellan medarbetare och som underlättar att skicka snabb information från skolledningen till anställda. För mer bakgrund, läs intervju med EECS skolchef.

1.1 Ditt ansvar övergripande

Följ KTH:s regler och rekommendationer
Skolan kommer att ingå i KTH Workspace. Du som använder EECS Slack måste därför följa samma regler som IT har på intranätet och som handlar om: KTH:s värdegrund, KTH:s uppförandekod, KTH:s regler för gallring av data i Slack och namngivningsregler för kanaler. Till sidorna med regler och rekommendationer för Slack .

Tonalitet och bemötande
Om du upplever att dialog inte är ok i tonalitet i en Slacktråd, kontakta närmaste chef eller EECS HR.

1.2 Ditt ansvar om du bjuder in extern användare

Om externa användare bjuds in (studenter kan inte bjudas in), är allt material de kan nå (i den/de kanaler de är inbjudna i) att betrakta som offentligt. Det kan innebära att allt kan begäras ut och detta måste alla användare i kanalen, och i synnerhet kanalskaparen, vara medveten om.

Konton för externa användare måste beställas via IT-avdelningen och det gör du via sidan kring tillgång till Slack . Rekommendationen är att externa gäster endast ges tillgång till en enda kanal.

IT rekommenderar att de kanaler som har externa användare att tydligt indikeras redan i kanalnamnet så att alla användare är medvetna om förutsättningarna för kommunikationen. Läs mer på sidan kring .

1.3 Ditt ansvar om du även använder andra Slack-arbetsytor

Om du som anställd har andra Slack workplace (gratis eller betalda) är det ditt ansvar att tillmötesgå KTH:s myndighetskrav och lagar. Om studenter eller externa användare är i de kanalerna är allt material de kan nå (i den/de kanaler de är inbjudna i) att betrakta som offentligt. Det kan innebära att allt kan begäras ut.

1.4 Kanalskaparens ansvar

Om en kanal är sluten/privat kan endast befintliga medlemmar i kanalen kan bjuda in nya medlemmar. I övrigt så är det medarbetare själva som måsta lägga in sig i öppna kanaler.

1.5 IT:s ansvar

IT-avdelningen ger teknisk support via it-support@kth.se  för alla öppna kanaler. För att beställa slack kontakta erat servicecenter.

1.6 Verksamhetsstödets ansvar

Verksamhetsstödet stöttar med att beställa konto för nya EECS-anställda som inte kommer med efter 16 juni. De stöttar med att ta bort konton när medarbetare slutar på KTH samt har dialog med IT och tar fram statistik och utvärdering av verktyget till ledningen

2. Gemensam praxis

2.1 Namnsättning och språk

En öppen kanal ska alltid börja med eecs-xxxxx, exempel eecs-communication-support. Använd engelska eller svenska för kanalnamn och öppna chattar.

Medarbetare som skapar stängda kanaler uppmanas också att använda eecs-xxxxx. IT kan inte som administratörer se skoltillhörigheten i övrigt på stängda kanaler. Läs mer om .

3. Rekommendationer

3.1 Slack- Canvas- Zoom

Slack används för dialog och som arbetsverktyg mellan anställa. Slack är som en digitala variant av muntlig kommunikation, snarare än en annan mejltjänst.

Zoom är att föredra för videosamtal med många deltagare. Du kan enkelt starta Zoom direkt från Slack genom att skriva ”/zoom” i den dialog eller kanal som du vill starta Zoom-mötet med.

Canvas är för utbildningsrelaterad kommunikation i dialog med studenter.

 3.2 Slack etikett

Följ rekommendationerna från Slack så hjälps vi åt att skapa en trivsam och organiserad samarbetsyta. Collaborate with kindness

3.3 Förslag till chefer och centrumföreståndare

Ha en allmän kanal som heter eecs-avdelningsförkortning-general där allt möjligt kan läggas. Skapa sedan separata kanaler eller # utifrån behov.

Exempel på olika användningsområden

• Rapportera sjukdom
• Inför/under konferenser
• Inför/under kick-offs
• Praktisk info just nu – städa kylskåp, kaffemaskin, fönsterputs osv
• Exjobbspresentationer
• Deadlines