Här övar ITM på kriserna innan de händer
Hur förbereder sig ITM-skolan för händelser som dataintrång, olyckor eller andra kriser? Bakom kulisserna finns en lokal krisgrupp som regelbundet övar, utvärderar verkliga händelser och bygger rutiner för att kunna agera snabbt när det behövs. Vi följde ett av gruppens möten.
– Informationen om Canvas-läckan kom alldeles för sent, säger en av mötesdeltagarna.
– Men KTH valde att bara gå ut med bekräftade uppgifter – det var därför det dröjde, svarar en annan.
ITM:s lokala krisgrupp är samlad runt konferensbordet. Dagens diskussion handlar om hur KTH hanterade dataintrånget i lärplattformen Canvas i maj. Att utvärdera efter både små och stora händelser har blivit ett sätt för gruppen att utveckla sitt arbetssätt och stärka samarbetet. I dag är diskussionerna så engagerade att skolchef Pär Jönsson flera gånger måste föra gruppen vidare för att hinna igenom dagordningen.
För två år sedan saknades den här strukturen. Då beslutade KTH:s säkerhetschef att alla skolor skulle inrätta lokala krisgrupper som komplement till universitetets centrala krisgrupp. Exakt hur krisgrupperna skulle bemannas kunde variera, men gemensamt var att skolcheferna var ytterst ansvariga och att grupperna skulle kommunicera via den krypterade appen Signal.
ITM-skolan satte snabbt i gång och räknas i dag som en av de skolor som kommit längst i uppbyggnaden av sitt lokala krisarbete. Henrik Sahlström utsågs till säkerhetssamordnare. Tillsammans med skolchef Pär Jönsson mejslade han fram en krisplan, arbetssätt och föreslog rollerna för gruppen som sitter i konferensrummet idag. Förutom Henrik och Pär finns HR-ansvarig, UA*, kommunikatör, kanslichef, administrativt stöd, en prefekt och skyddsombud med i den lokala krisgruppen. För samtliga roller finns också utsedda ersättare. Alla medlemmar har genomfört minst en krisövning.
– Ersättarna skötte sig riktigt bra på övningen i maj, säger Henrik som nu fått ordet. Det var imponerande att se hur alla hittade sina roller och konsekvent återvände till Fyrfältaren som stöd under hela övningen.
Fyrfältaren är det verktyg som KTH:s säkerhetsavdelning förespråkar vid krisarbete – oavsett om det handlar om en akut händelse, som den misstänkta gasläckan på Bergs 2024, eller en smygande kris, som till exempel en plagiatanmälan. Analysmodellen går ut på att med jämna mellanrum samla gruppen och skapa en ögonblicksbild av läget. Den gör det lättare för nya personer att snabbt sätta sig in i läget och hjälper gruppen att skilja fakta från antaganden.
I Fyrfältaren besvaras frågorna:
- Fakta: Vad vet vi?
- Antaganden: Vad tror vi?
- Inriktning: Vad gör vi?
- Budskap: Vad säger vi?
Att få till en metodik som sitter i ryggmärgen har varit gruppens mål. Därför har gruppen sett till att öva på små och stora konkreta fall och i efterhand alltid utvärderat arbetet genom en retrospektiv. Det är lätt att falla in i gamla mönster, konstaterar kommunikatör Ulrika Georgsson när hon reflekterar över sitt agerande vid den senaste lokala händelsen i ett av skolans labb. En firma skulle föra bort gamla kemikalier och tillkallade polisen då de inte kunde identifiera en av behållarna. Nationella bombskyddet kom till platsen och många undrade vad som hände.
– Jag var lite för snabb med att skicka ut information till medarbetarna. I efterhand hade jag gärna stämt av ytterligare en gång med prefekten och den labbansvariga, säger hon. I skarpt läge är det inte helt lätt att avgöra om det är snabbhet eller förankring som är viktigast.
Krisgruppens arbete börjar ge resultat. I dag finns tydliga rutiner för hur information ska spridas vid olika typer av händelser. Dessutom finns alla institutioners lokala krisorganisationer på plats i Signal-appen, så att det går lätt att föra vidare information och stötta vid lokala kriser. Under hösten sätts även affischer upp i alla labb. Där framgår vem som är labbansvarig, och via QR-koder går det snabbt att nå krisplaner, checklistor och IA-systemet**.
Mötet går mot sitt slut. Ännu några erfarenheter har lagts till handlingarna. Semesterbemanningen är genomgången och gruppen har stämt av vilka förväntningar som gäller under sommarledigheten.
– Vi avslutar med att boka nya möten för hösten. Och så hoppas vi förstås att nästa kontakt i Signal kan vänta till efter semestern, säger Pär Jönsson.
Text och foto: Ulrika Georgsson
*UA = Utbildningsadministrativt ansvarig
** IA-systemet = där man rapporterar tillbud, arbetsskada och risker