Nyheter för dig som reser i tjänsten
I september 2021 uppgraderats resehanteringssystemet KTH-RES till en helt ny version. Vi frågade Rebecca Ljungqvist, personaladministratör på ITM-skolan, vad som är nytt och var folk brukar köra fast.
Vad är de stora nyheterna i KTH-RES?
- "Det finns en direktlänk till vår resebyrå Egencia, så att det är enklare att ordna resan via webben.
- Du får tydligare återkoppling i grönt och rött när man gör rätt eller fel i systemet. Det finns också hjälptexter och är mer överskådligt att förstå var man befinner sig i processen.
- KTH-RES har en direkt koppling till HR+, så information om exempelvis epostadress, arbetstelefonnummer och privat telefonnummer måste vara rätt där.
- Du behöver scanna in utläggskvitton till reseräkningen. Med mobil-appen Spend Catcher kan du fotografera dina utläggskvitton och skicka in dem direkt i KTH-RES.
- Man kan inte lägga in avbrott i systemet, så när du ska söka traktamente i samband med lediga dagar, måste du söka för de dagar du vill ha traktamente.
- En integration med Google Maps beräknar milersättning åt dig, så fort du anger start- och slutdestination i systemet.
- Du kan spara återkommande resor som favoriter i för att hämta upp dem vid senare tillfälle".
Vad brukar folk missa eller få problem med?
"Många missar att de behöver kontrollera sin personliga information och godkänna att dela den med tredje part. Om rutan om GDPR är urbockad kan Egencia inte se din reseprofil och boka din resa.
Vissa har svårt med att registrera sin utläggsrapport. Det finns bra instruktioner på KTH:s intranät":
Hur du sammanställer dina kostnader till en utläggsrapport
Hur sköter sig ITM-skolans medarbetare?
"Jag skulle säga att ITM-skolan har hanterat systemet bäst. Hela 75% av vår personals resors görs via Egencia online, vilket är högst andel på KTH.
Systemet är lite krångligt och du kanske inte känner igen dig i början, men det är inte ofta som medarbetare hör av sig till KTH-RES på GVS. Vi hanterar det mesta på ett bra sätt på skolan".