Dokumentation och dokumentstyrning

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att säkerställa att dokumenthantering sker på ett korrekt sätt. Rutinen styr hur dokument inom arbetsmiljöledningssystemet upprättas, fastställs, arkiveras och publiceras.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar hela ITM och inkluderar all dokumentation som ingår i arbetsmiljöledningssystemet.

Dokumentation som ligger i miljöledningssystemet styrs inte av följande rutin.

3. Ansvar

Skolchefen har det övergripande ansvaret på ITM skolan.

Personalstaben ansvarar för att lokala dokument inom arbetsmiljöledningssystemet tas fram och finns tillgängliga för anställda och övriga berörda.

Den som skapar dokument i arbetsmiljöledningssystemet ansvarar för att det görs enligt denna rutin och enligt gällande mallar och krav.

4. Genomförande

4.1 Dokumentation i arbetsmiljöledningssystemet

Arbetsmiljöledningssystemet omfattar hela ITM:s verksamhet och finns samlat på intranätet, där även systemets uppbyggnad beskrivs.

I arbetsmiljöledningssystemet finns följande typer av styrande dokument:

• Policydokument
• Mål och handlingsplaner
• Rutiner
• Uppdragsbeskrivningar
• Mallar och blanketter

Utöver styrande dokument i arbetsmiljöledningssystemet finns även KTHs övergripande visioner och riktlinjer liksom rektors- och skolchefsbeslut som berör arbetsmiljöområdet. Hänsyn ska tas till dessa vid upprättande av dokument inom arbetsmiljöledningssystemet.

Policydokument

Policydokument, såsom KTH:s personalpolicy och andra policydokument som berör arbetsmiljöområdet, omfattar hela KTH. KTH:s policy beslutas av Universitetsstyrelsen.

Mål och handlingsplaner

Mål och handlingsplan för ITM skolan upprättas av personalstaben i samarbete med huvudskyddsombud och beslutas av skolchef.

Lokala mål och handlingsplaner för institutioner/Deans Office upprättas av utvald medarbetare i samarbete med skyddsombud och beslutas av prefekt/administrativ chef. 

Rutiner

Rutiner ska tas fram för de områden där en mer detaljerad styrning behövs i verksamheten eller där skolan har behov av att styra ett område.

Uppdragsbeskrivningar

Uppdragsbeskrivningar för specifika roller (inom arbetsmiljöområdet) är generellt övergripande och omfattar hela ITM och upprättas och beslutas av skolchef. Lokala funktionsbeskrivningar tas fram på institutionerna vid behov och beslutas av prefekt.

Mallar och blanketter

Mallar och blanketter som finns på ITM ska tas fram av personalstaben i samarbete med en eventuell specialistkompetens. De mallar och blanketter som finns ska användas.

4.2 Dokumentstyrning

Upprättande av dokument

Den som upprättar dokument inom arbetsmiljöledningssystemet ansvarar för att de följer gällande rutiner och mallar samt att innehållet uppfyller lagkraven. Alla dokument ska vara daterade, tydligt identifierbara och förses med versionsnummer.

Fastställande av dokument

Alla styrande dokument inom arbetsmiljöledningssystemet ska fastställas. Rektor beslutar om övergripande arbetsmiljömål och andra dokument av övergripande och styrande karaktär. Skolchef fastställer arbetsmiljömål på ITM, handlingsplan och rutiner genom att signera dessa.

Remissförfaranden

Nya dokument liksom större revideringar av dokument skickas på remiss till utvalda funktioner/enheter i verksamheten.

Publicering av dokument

Alla gällande dokument ska finnas publicerade på intranätet. Kommunikationsstaben ansvarar för publicering på arbetsmiljösidorna på ITM. Personalstaben ansvarar för att skicka alla fastställda dokument till kommunikationsstaben för publicering på skolans intranät.

Utgallring av dokument

Utgallring sker vid behov utav personalstaben, som granskar samtliga rutiner inför ledningens genomgång. Utgallring noteras på dokumentet i logg, i ändringshistorik och signeras av skolchef.  Dokumentet arkiveras sedan enligt nedan.

Arkivering av dokument

Dokument som fastställts av skolchef signeras och arkiveras i pärmar hos personalstaben. Digitala versioner av skolans dokument som varit publicerade på intranätet arkiveras hos personalstaben i 5 år.  Dokument som gallras ut och ej längre är gällande arkiveras i 5 år. Personalstaben arkiverar årligen laglistan för arbetsmiljön.

Diarieföring

Vissa dokument i arbetsmiljöledningssystemet diarieförs. Rektorsbeslut diarieförs enligt KTH:s riktlinjer. Andra dokument som diarieförs är exponeringsregister enligt AFS 2011:19 (löpande) och delegationer. 

Revidering av dokument

Revidering av dokument hanteras på samma sätt som nyupprättade dokument.

4.3 Redovisande dokument

Redovisande dokument så som, minnesanteckningar, protokoll från ”ledningsens genomgång”, deltagarlistor från utbildningar skall minst märkas med namn på utfärdare och datum.

Redovisande dokument arkiveras hos personalstaben ITM.

5. Bilagor

Inga bilagor.

6. Ändringslogg