Ledningens genomgång av arbetsmiljöledningssystemet

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att beskriva hur mötet för ”ledningens genomgång” av arbetsmiljöledningssystemet ska genomföras.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar hela ITM.

3. Definitioner

”Ledningens genomgång” – möte där arbetsmiljöledningssystemet utvärderas och där högsta ledningen är representerad för att kunna fatta beslut gällande arbetsmiljö.

Ledningens representant - utvald person från personalstaben.

4. Ansvar

Skolchef har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön på ITM skolan och beslutar vilka som ska bjudas in till ”ledningens genomgång” av arbetsmiljöledningssystemet.

Ledningens representant ansvarar för planering, sammankallande, sammanställning av material, genomförande och dokumentation av ledningens genomgång samt för uppföljning av beslutade åtgärder.

5. Genomförande

Ledningens genomgång
Ledningens genomgång ska genomföras en gång per år i september.

Vid mötet för ledningens genomgång ska minst skolchef och ledningens representant delta.  Vice skolchef, administrativ chef, HR-ansvarig och huvudskyddsombud ska även bjudas in.

Vid mötet för ”ledningens genomgång” ska ledningen utvärdera arbetsmiljöledningssystemet för att bedöma om det effektivt och leder till en förbättring av arbetsmiljön. Vid mötet skall det även fattas beslut om förbättrande åtgärder budget och eventuella förändringar i miljöledningssystemet.

Planering:
Innan mötet skall material sammanställas och förslag på åtgärder och beslut tas fram av ledningens representant. En kallelse ska skickas ut i god tid och material bör skickas ut till berörda minst en vecka innan genomförandet av mötet. Presentation för genomförande av ledningens genomgång finns tillgänglig hos personalstaben.

Genomförande av mötet:

Följande punkter ska minst finnas på dagordningen:

1. Inledning
2. Föregående möte och tidigare beslutade åtgärder
3. Resultat av hur samverkan fungerar i arbetsmiljöfrågor
4. Information från externa intressenter inklusive klagomål
5. Resultat från utvärdering av hur lagar och andra krav uppfylls
6. Uppföljning av arbetsmiljöprestanda
7. Uppfyllande av övergripande och detaljerade mål
8. Status för utredning av incidenter samt status för korrigerande och förebyggande åtgärder
9. Förändrade förhållanden, inklusive utveckling av lagar och andra krav som är relaterade till arbetsmiljön.
10. KTH:s personal policy
11. Arbetsmiljöorganisation
12. Rekommendationer/förslag till vidare arbete och förbättringar/Budgetförslag
13. Övrigt
14. Nästa möte för ledningens genomgång
15. Mötet avslutas

Slutsatser för ovanstående punkter samt förslag till beslut om vidare arbete ska göras för varje punkt. Ledningens genomgång ska resultera i beslut om åtgärder av eventuella förändringar i arbetsmiljöledningssystemet som leder till förbättringar samt budget för nästkommande år.

Efter mötet:
Ledningens representant eller annan utsedd person sammanställer protokoll från mötet. Protokollet ska vara tydligt där beslut samt slutsatser ska framgå tydligt. För punkter med mycket underlag kan detaljerad information läggas i bilagor.

Beslutade åtgärder ska genomföras och redovisas till skolchef vid kommande möte för ledningens genomgång samt vid rapportering. Vice skolchef följer upp arbetet regelbundet via ITM:s arbetsmiljömöten.

6. Dokumentation

Underlag till och protokoll från ”ledningens genomgång” tas fram och sparas hos personalstaben. Senaste protokollet läggs upp på intranätet till alla medarbetare.

7. Bilagor

Inga bilagor.

8. Ändringslogg