Kommunikation, deltagande och samråd avseende arbetsmiljö
| RUTIN | |
|---|---|
| Rutin för kommunikation, deltagande och samråd avseende arbetsmiljö | |
| Fastställd av | Fastställt datum |
| Skolchef | 2016-06-30 |
| Skapad av | Gällande från |
| Sofia Granberg | 2016-07-01 |
| Dokumentansvarig | Version |
| Personalstaben | 00 |
1. Syfte
Syftet med den här rutinen är att beskriva hur arbetsmiljöarbetet kommuniceras internt.
2. Omfattning/avgränsning
Rutinen omfattar hela ITM.
3. Definitioner
Intern arbetsmiljökommunikation: Kommunikation mellan olika funktioner och nivåer inom ITM.
4. Ansvar
Skolchefen är övergripande ansvarig för intern arbetsmiljökommunikation gällande ITM:s arbetsmiljöarbete.
Skolchefen ska i första hand informera om arbetsmiljöledningssystemet och dess innehåll till skolans anställda via chefer och genom skolsamverkan.
HR-ansvarig ansvarar för att kommunicera arbetsmiljöfrågan inom respektive skola och sprida den information som distribueras inom HR nätverket till alla chefer.
Samtliga medarbetare ansvarar för att själva känna till KTH:s personalpolicy och relevant information inom arbetsmiljöområdet som de berörs av i sitt arbete.
Särskild information och rapportering framgår av vissa rutiner samt vem som ska informera eller rapportera.
5. Genomförande
Arbetsmiljöarbetet på ITM kommuniceras internt genom olika kanaler vilka beskrivs övergripande nedan.
Intern kommunikation, deltagande och samråd
Intern kommunikation, deltagande och samråd sker både genom ordinarie kanaler samt genom riktade insatser. Den interna kommunikationen, deltagande och samråd gällande arbetsmiljö sker på följande sätt:
- Avstämningsmöten gällande miljö och arbetsmiljö ITM
- Arbetsmiljömöten ITM
- Kemikaliemöten
- Brandfarliga varormöten
- Brandskyddsmöten
- Skolsamverkan
- Arbetsplatsträff (APT)
- Ledningsgruppsmöte
- Utvecklingssamtal
- Intranätet
- Mejl
- Ledarblogg
- Event
- Skyddsombudsmöten ITM
Särskild information, deltagande och samråd framgår därutöver av vissa rutiner, vilka även informerar om vem som ska informera, ha möjlighet att delta eller rapportera.
Följande återkommande mötensforum är centrala inom arbetsmiljöledningssystemet på ITM:
| Möte | Deltagare | Frekvens | Dokumentation |
| Avstämningsmöte miljö-/arbetsmiljö på skolnivå | Vice skolchef Miljöombuden ITM Personalhandläggare | Varannan vecka | Ingen |
| Arbetsmiljö möte ITM | Vice skolchef Miljöombuden ITM Personalhandläggare HR-ansvarig ITM Föreståndare för brandfarliga & explosiva varor ITM Brandskyddsansvarig ITM Kemikaliesamordnare ITM Huvudskyddsombud ITM | 4 ggr/ år | Minnesanteckningar |
| Kemikaliemöte | Kemikaliesamordnare ITM Kemikaliekoordinatorer och KLARA registrerare från institutionerna | 4 ggr/år | Minnesanteckningar |
| BFV-möte | Föreståndare för brandfarliga & explosivan varor ITM Föreståndare för brandfarliga och explosiva varor samt Stf. föreståndare för brandfarliga och explosiva varor från institutionerna | 4 ggr/år | Minnesanteckningar |
| Brandskyddsmöte | Brandskyddsansvariga ITM Brandskyddsansvariga från institutionerna | 4 ggr/år | Minnesanteckningar |
| Skolsamverkan | Skolchef HR-ansvarig Huvudskyddsombud ITM Fakliga representanter ITM Sekreterare Ev. inbjuden deltagare | Varje månad under terminstid | Protokoll |
| APT | Närmaste chef och alla medarbetare | Minst en gång i månaden | Inget krav |
| Ledningsgruppsmöte | Skolchef Vice skolchef Prefekt Administativ chef FA, GA Studerande representant Sekreterare | Varannan vecka under terminstid | Protokoll |
| Utvecklingssamtal | Medarbetare Chef | Minst en gång per år | Minnesanteckningar |
| Skyddsombudmöten ITM | Huvudskyddsombud ITM Lokalt skyddsombud ITM | Efter överenskommelse | Minnesanteckningar |
6. Dokumentation
Protokoll från ledningsgruppsmöte och samverkan dokumenteras och arkiveras hos ledningens kommunikatör tillika sekreterare. Eventuella minnesanteckningar från APT dokumenteras av respektive chef. Utvecklingssamtal dokumenteras av chef och medarbetare. Minnesanteckningar från skyddsombudsmöten dokumenteras av huvudskyddsombud. Övriga minnesanteckningar dokumenteras av vald sekreterare och skickas till personalstaben för arkivering.
7. Bilagor
Inga bilagor.
8. Ändringslogg
| Fastställd version | Dokumentdatum | Ändring | Namn |
| 00 | 2016-06-21 | Ny rutin | Sofia Granberg |