ITM-skolans rutin för miljökrav vid inköp och upphandling

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att beskriva hur miljökrav ska ställas, utvärderas och följas upp vid inköp av varor och tjänster inom ITM.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar upphandling och inköp inklusive avrop från ramavtal på ITM-skolan.

Denna rutin omfattar ITM-skolan och tillhörande avdelningar och institutioner. Detta är en lokal rutin, se  för mer övergripande information.

3. Definitioner

För definitioner av upphandlingstermer se ordlista här .

4. Ansvar

KTH centralt

• Upphandlingschefen ansvarar för planering, genomförande, uppföljning och dokumentation av upphandlingar över direktupphandlingsgränsen.
• Hållbarhetschef ansvarar för stöd till Upphandlingsgruppen, skolorna och UF vad avser miljökrav vid upphandlingar och inköp. Hållbarhetschef ansvarar för att sammanställa ställda miljökrav i ”Miljökravlista”
• Skolchefer och förvaltningschef ansvarar för att rutiner för upphandling följs och att miljökrav ställs där så är möjligt samt för att lokala rutiner för inköp och upphandling finns som beskriver hur miljökrav beaktas och hur detta dokumenteras.

ITM

• Inköpsansvarig och utsedda beställare på ansvarar för att följa gällande regler.
• Samtliga anställda ansvarar för att följa ITM:s  inför inköp eller upphandling och uppmanas att se filmen Process Inköp och Upphandling . Detta är ett sätt att säkra att miljö- och hållbarhetsfrågan beaktats på ett riktigt sätt.

5. Genomförande

Upphandling och inköp ska genomföras enligt KTH:s övergripande rutiner, riktlinjer och policys. En produkts eller en tjänst livscykel hur ett miljö- och hållbarhetsperspektiv, ska beaktas där så är relevant. Ramavtalen skall följas, inköp utanför ramavtalen kan leda till rättsliga processer och skadestånd. Vid varje köp måste ramavtalsnummer anges för att rätt pris ska gälla. Information om Inköps- och upphandlingspolicy för KTH samt rutiner för hur inköp och upphandlingar ska genomföras finns här . ITM har även tagit fram filmen Process Inköp och Upphandling  för att informera om processen.

Vid inköp och upphandling ska miljö- och hållbarhetspåverkan beaktas enligt upprättad lathund  (baseras på www.upphandlingsmyndigheten.se/ ). Detta för att minska ITM‑skolans miljöbelastning och bidra till en hållbar utveckling.

Vid inköp av kemikalier se universitetsövergripande rutin för kemikaliehantering .

Direktupphandlingar

Inköpsansvarig eller utsedd beställare som genomför direktupphandlingar ansvarar för att miljö- och hållbarhetskrav ställs där så är möjligt. Direktupphandlingar utförs i regel av inköpsansvarig men kan delegeras till utsedd beställare. Direktupphandlingar över 100 000 SEK skall genomföras av inköpsansvarig enligt KTHs centrala regelverk. Alla inköp/direktupphandlingar över 50 000 SEK skall även diarieföras av inköpsansvarig på skolan.

Avrop från ramavtal

Vid avrop ska man beakta, om avtalet tillåter, ifall miljö- och hållbarhetskrav kan ställas. Om det finns produkter i ramavtalet som är mer miljö- och hållbarhetsanpassade än andra, ska dessa väljas.

För information angående upphandlingar över direktupphandlingsgränsen se: KTH:s övergripande rutin .

Samtliga anställda

Varje anställd har ett eget ansvar att följa ITM:s  vid inköp eller upphandling.

Den som känner sig osäker angående miljö- och hållbarhetsaspekter vid inköp och upphandlingar kontaktar inköpsansvarig  och KTH Sustainability office hållbarhetsstrateger, kontaktuppgifter hittar du KTH Sustainability office hållbarhetsstrateger, kontaktuppgifter hittar du här .

Avvikelser och förbättringsförslag avseende KTH: s rutiner och policies för upphandling och inköp ska rapporteras till ansvarig chef som beslutar om åtgärder, och via ärendehanteringssystemet som finns tillgängligt via intranätet. Arbetet med att ställa miljö- och hållbarhetskrav redovisas i samband med att skolan har ledningens genomgång av miljö- hållbarhetsarbetet.

6. Dokumentation

De dokument som bör diarieföras är i regel hur man konkurrensutsatt (flera offerter) och orderbekräftelse/leveransavtal.

Direktupphandlingar över 100 000 SEK skall genomföras och diarieföras av inköpsansvarig enligt KTHs centrala regelverk.

Alla inköp/direktupphandlingar över 50 000 SEK skall även diarieföras på skolan. Detta utförs av inköpsansvarig. Gäller även avrop på befintliga ramavtal.

7. Bilagor

Inköp och upphandling KTH

Process Inköp och Upphandling

8. Ändringslogg