Lathund: Beställa kurstillfällen till program

Introduktion

Målet med denna aktivitet är att du som handläggare ska ha skickat beställningar av kurstillfällen för ditt program till kursgivande institution(-er). De kurstillfällen du beställer ska motsvara de kurser som ingår i kurslistan i utbildningsplanen för aktuellt läsår.

Det finns flera vägar att ta i Ladok för att nå dit, beroende på preferens i hur du använder Ladok, beroende på hur ditt program är upplagt, om det finns nyinrättade kurser, etc. Du kan prova dig fram i Ladok. Det viktigaste att komma ihåg är dock att när du väl har skickat beställningarna går det inte att återta. Det behövs manuell handpåläggning för att åtgärda felaktiga beställningar. Därför är det viktigt att kontrollera att beställningen är korrekt innan du skickar den.

Lathund

Denna lathund kommer utgå från scenariet att skapa beställningar för CBIOT, för läsåret HT27-VT28. De programtillfällen som är aktuella att skapa beställningar för är därmed programtillfällena som startar HT25 (åk 3), HT26 (åk 2) och HT27 (åk 1). I detta exempel finns det en ny beslutad utbildningsplan med ändringar i kurslistan till starten HT27, medan de tidigare kullarna inte har ändringar i kurslistan.

Lathunden tar även upp scenariet med program som har inriktningar, se längre ned i lathunden.

Navigera till rätt plats i Ladok

• Från Ladoks startsida, gå till Utbildningsinformation -> hantera flera -> Utbudsomgång
• Välj aktuell utbudsomgång, i detta fall Program: läsårsplanering HT27-VT28.
• Gå till flik planera strukturinnehåll. 

Masshantera kopiera innehåll från förlaga

• Klicka på programkoden/namnet för CBIOT. Du får då upp en översiktsvy för alla program- och inriktningstillfällen för programmet, och hur långt du kommit i arbetet med beställningarna. Det fälls också ut en lista med de programtillfällen som ingår i aktuell utbudsomgång. 
• För att kopiera innehåll till hela programmet, alla kullar, läsåret HT27/VT28, klicka på åtgärder och masshantera kopiera innehåll från förlaga. Det som kopieras är förslag till kurstillfällen som baseras på kurstillfällena som gavs inom programmet HT26/VT27. 

Kopiera innehåll från förlaga för respektive programtillfälle

Det är också möjligt att kopiera innehåll per program-/inriktningstillfälle. Det kan t.ex. vara relevant om det är stora ändringar i en kull men inte i en annan.

I det fallet går du till respektive programtillfälle, klickar åtgärder, och därefter kopiera innehåll från förlaga. 

Stegen därefter är mycket snarlika så som det ser ut när du masskopierar för hela programmet (se nedan i denna lathund).

• Du får upp en popup-ruta. Bocka i beställningar.
• Om det finns förslag där det står att de inte kan kopieras, kontakta ladok@kth.se. 
• klicka starta kopiering. 

Viktigt!

Det är mycket viktigt att endast beställningar är ibockat. Du ska inte skapa förslag till inriktningstillfällen. Inriktningstillfällen är redan skapade och tillagda i programmens strukturer. Det gör att om du skapar förslag till inriktningstillfällen blir det dubbletter som måste städas bort.

• Programtillfällena i listan blir markerade med klar och du kan stänga popup-rutan.  
• Du kan nu se i översikten för programmet att arbetet har påbörjats. 

Om du går in på något av programtillfällena ser du att det ligger kurser under beställt innehåll (vilket det inte gjorde tidigare). Även om du inte har några ändringar kan det ändå vara bra att gå in och kontrollera kurserna så att allt ser rätt ut innan du skickar iväg beställningarna. Se längre ned i lathunden hur du skickar beställningar.

Ändringar i kurslista

I scenariot för denna lathund ska två obligatoriska kurser tas bort från kull HT27 och ersättas med två andra obligatoriska kurser, en som getts tidigare och en som inte gjort det.

• Klicka på programtillfället som startar HT27. 
• klicka på visa struktur. Kurserna i den listan är de kurser som finns i kurslistan för utbildningsplanen giltig fr.o.m. HT27, och är alltså de kurser som ska finnas bland dina beställningar. 
• Under obligatoriskt innehåll ser du ett antal kurser. Dessa kurser var de som gavs året innan, enligt den föregående utbildningsplanen. Om det finns kurser med valvillkor visas de under rubrikerna VILLKORLIGT VALFRI, REKOMMENDERAD och/eller VALFRI. 
• Om du klickar på visa förlaga ser du vilket programtillfälle som ligger till grund för kopieringen. 
• Du kan nu se att kurserna BB1150 och CB1170 finns i kurslistan. Dessa finns inte under beställningarna, utan där ligger istället CB1015 och CK1295. Dessa ska nu bytas ut. 

Ny beställning från förlaga: lägg till kurs som getts tidigare

 Vi börjar med att lägga till en beställning för BB1150, en kurs som getts tidigare. 

• klicka på åtgärder och ny beställning från förlaga. 

•  Eftersom jag vet att det är kursen BB1150 jag ska lägga till skriver jag in kurskoden i sökningen. Jag bockar i alla organisationer. Om man ska lägga till flera kurser från t.ex. en organisation kan man istället lämna fältet för kod tomt och istället bocka i aktuell organisation. Klicka sök. 

• Bocka i kurstillfället som ska användas som förlaga (kopierar från), i detta fall fanns bara ett.
• Klicka nästa. 

• Ange studieperiod som du önskar att kurstillfället ska ges under
• Ange andra önskemål om relevant. 
• Ange valmöjlighet: här väljer du i drop-down menyn om kursen ska ligga som obligatorisk, villkorligt valfri etc. 
• Klicka nästa. 

• Du kommer vidare till ett granskningssteg. Där klickar du spara. 
• Nu kan du se att kursen lagts till under beställt innehåll. 

Ny beställning: lägg till kurs som inte getts tidigare

Nästa kurs, CB1170, har inte getts tidigare. Då ska alternativet ny beställning användas. Genom det alternativet kan man lägga till en kurs utan att ange förlaga (ett tidigare kurstillfälle). 

• Klicka på åtgärder och ny beställning.

• Sök fram kursen du ska lägga till, i detta fall CB1170. Fältet för välj förlaga är tomt, eftersom vi inte kan välja en förlaga.
• klicka nästa.

• Ange vilken studieperiod du önskar att kursen ska ges. I detta fall P1 HT2027.
• Ange andra önskemål om relevant
• Ange valmöjlighet: här väljer du i drop-down menyn om kursen ska ligga som obligatorisk, villkorligt valfri etc. 

• Du kommer vidare till ett granskningssteg. Där klickar du spara. 
• Nu kan du se att kursen lagts till under beställt innehåll. 

Ta bort beställningar

Nu har vi lagt till de två nya obligatoriska kurserna i beställningen, och de två kurserna som inte ska ingå längre ska tas bort. 

• Bocka i de kurserna som ska tas bort, i detta fall CB1015 och CK1295. 
• Klicka på åtgärder och ta bort valt innehåll. 

• Det kommer en popup-ruta där du behöver bekräfta borttaget. klicka OK.
• Nu kan du se att beställningarna/kurserna inte CB1015 och CK1295 inte längre finns i listan av beställningar.

Om programmet har inriktningar

Funktionen masskopiering av innehåll från förlaga inkluderar även kopiering av beställningar inom inriktningstillfällen. 

Behöver du göra ändringar gör du på samma sätt som för programgemensamma kurser; ny beställning, ny beställning från förlaga, ta bort beställning osv. Men du behöver vara inne på själva inriktningstillfället när du gör det.

Om du är osäker på vilket inriktningstillfälle som hör till vilket programtillfälle kan du gå till respektive programtillfälle och titta i strukturen. Där ligger inriktningstillfällena och du kan se vilken termin de startar.

Skicka beställningar

Nu är de ändringar som skulle göras för detta program klart och det går nu att skicka beställningar. Det är möjligt att skicka beställningarna utifrån varje program- och/inriktningstillfälle. I sådana fall går du in på varje program- och inriktningstillfälle och klickar på åtgärder och därefter skicka beställningar. I denna lathund ska beställningarna skickas för programmets alla programtillfällen samtidigt. 

• Gå tillbaka till översiktsvyn för programmet. Där kan du se hur långt du kommit: 31 beställningar som ej är skickade.

• Klicka på åtgärder och masshantera skicka beställningar. 

• Du får upp en popup-ruta. Klicka skicka beställning. 
• När du klickat på skicka beställning ändras status till klar och du kan stänga rutan.

• Nu syns det också i översikten att beställningarna är skickade. Om du går in på respektive programtillfälle kommer du också se att beställningarna fått ett nytt tillstånd; "beställd". 

Övrig funktionalitet

• skicka beställningar för varje programtillfälle
• kopiera innehåll per programtillfälle
• inriktningar

Nu är du färdig med denna del i arbetet med läsårsplanering!

Klicka här för att komma till den övergripande lathunden.