Lathundar för läsårsplanering för program (utbudsomgång)
På denna sida finns aktiviteterna inom arbetet med läsårsplanering för program beskrivna, tillsammans med lathund för respektive aktivitet.
Introduktion
När utbildningsplaner med tillhörande kurslistor är fastställda kan skolorna påbörja arbetet med utbud för programkurser, läsårsplaneringen. Kurstillfällen skapas och programtillfällenas perioder fylls med innehåll. Arbetet mynnar ut i att programmens läsårsplaner är publicerade på kth.se och underlag finns för schemaläggning. Arbetet sker enligt överenskommen tidplan.
Aktiviteter och datum för KTH:s utbud av program och programkurser
Processen för att hantera läsårsplanering finns publicerad här:
Hantera läsårsplanering
. Nedan finns beskrivningar för varje aktivitet, tillsammans med tillhörande lathund för arbetet i Ladok.
Förutsättningar
Roller som arbetar i flödet
Programägare skola: Program-/utbildningshandläggare på skola, i samråd med PA
Kursägare institution: Kursadministratör/Administrativ studierektor/Program- eller utbildningshandläggare i samråd med GA/studierektor
Systemförvaltare EDO/AUA/VoS
Aktivitet 1: Öppna för läsårsplanering i Ladok (Utbudsomgång)
Aktör: Systemförvaltare EDO/AUA/VoS
Starthändelse: Tidpunkt för att påbörja läsårsplanering inträffar
Sluthändelse: Basen till en utbudsomgång finns skapad i Ladok
Beskrivning: Systemförvaltare EDO/AUA/VoS skapar upp ett ”skal” (utbudsomgång) i Ladok för läsårsplanering inför kommande period. Utbudsomgången innehåller inställningar för olika attribut m.m. för kurstillfällen. Utbudsomgången innehåller även program- och inriktningstillfällen som är aktuella för perioden som planeringen görs för.
Aktivitet 2: Beställa kurstillfällen till program
Aktör: Programägare skola
Starthändelse: En utbudsomgång finns i Ladok, och datum för start av arbete med beställningar enligt tidplan inträffar.
Sluthändelse: Beställningar för programmets kurstillfällen för aktuellt läsår är skickade till kursägande institution.
Beskrivning: Programägaren använder utbildningsplanens kurslista som utgångspunkt för att skapa beställningar av kurstillfällen som ska ges under aktuell period (kommande läsår). Beställningarna skickas till kursägande institution.
Aktivitet 3: upprätta förslag till kursutbud vid institution
Aktör: Kursägare institution
Starthändelse: En utbudsomgång finns i Ladok och planering av kursutbudet vid institutionen kommande period har genomförts.
Sluthändelse: Det finns ett förslag till kursutbud i Ladok på institutionen för aktuellt läsår.
Beskrivning: Administratör/handläggare på kursägande institution skapar förslag på kurstillfällen som ska ingå i institutionens kursutbud kommande period. Förslagen kan skapas genom att kopiera hela utbudet från föregående läsår, kopiera enskilda tillfällen eller skapa nya tillfällen. Tillvägagångssätt påverkas av olika faktorer, t.ex. om kurstillfället skapas för nyinrättad kurs eller inte. Som grund för förslagen ligger även de beställningar som skickas från programägaren. Förslaget till utbud vid institutionen kan därmed inte färdigställas förrän deadline för att skicka beställningar från programägare har passerat.
Aktivitet 4: Hantera beställningar
Aktör: Kursägare institution
Starthändelse:
- Ett utbud med förslag på kurstillfällen för aktuell institution finns skapat.
- Beställningar av kurstillfällen är skickade från respektive program
Sluthändelse: Beställningar och förslag på kurstillfällen har kopplats samman.
Beskrivning: Administratör/handläggare vid kursägande institution kopplar ihop förslagen på kurstillfällen som hen skapat för institutionen med de beställningar som skickats från programhandläggare. Kurstillfällena får därmed en visning som ”planerad i struktur”.
Aktivitet 5: Skapa utbud
Aktör: Kursägare institution
Starthändelse: Beställningar från program är kopplade till förslag på kurstillfällen. Det finns bestämt på institutionen vilka kurstillfällen som ska ges för programstudenter aktuell utbudsperiod (kommande läsår).
Sluthändelse: Förslagen till kurstillfällen finns i status utkast.
Beskrivning: När alla beställningar är omhändertagna (programmens beställningar har kopplats ihop med institutionens kurstillfällesförslag) markerar administratör alla förslag till kurstillfällen vid institutionen och ”skapar utbud”. Det betyder att kurstillfällena börjar existera i status utkast och kan därmed läggas in i programmens strukturer. Administratören kan också fortsätta arbeta med detaljerna för respektive kurstillfälle.
Aktivitet 6: Lägga in kurstillfällen i programmets aktuella läsår
Aktör: Programägare skola
Starthändelse: Förslagen till kurstillfällen finns i status utkast.
Sluthändelse: Kurstillfällen finns inlagda i programmets aktuella läsår (struktur).
Beskrivning: Programhandläggare använder de kurstillfällen som skapats i utbudet och lägger in relevanta kurstillfällen i programmets aktuella läsår (fyller programtillfällets struktur).
Aktivitet 7: Färdigställa detaljer om kurstillfällen
Aktör: Kursägare institution
Starthändelse: Förslagen till kurstillfällen finns i status utkast.
Sluthändelse: Kurstillfällen har all relevant information inlagt/uppdaterad. Kurstillfällena är i status påbörjad.
Beskrivning: Administratör/handläggare arbetar med respektive kurstillfälle inom sitt utbud i Ladokprocessen ”skapa kurstillfälle”. I den processen lägger man till/uppdaterar alla detaljer om kurstillfället som behövs för att kunna utannonsera tillfället på antagning.se och för att kunna fortsätta med schemaunderlag.
Aktivitet 8: Publicera detaljerat programinnehåll i kurs- och programkatalogen
Aktör: Systemförvaltare EDO/AUA/VoS
Starthändelse: kurstillfällen för kommande läsår är i status påbörjad och finns inlagda i programstrukturer.
Sluthändelse: Kurslistorna i kurs- och programkatalogen är uppdaterade med detaljerad information om kommande läsårs kurser. Information om kurstillfällenas programkoppling är skickad till schemasystemet TE Preferences.
Beskrivning: Systemförvaltare EDO/AUA/VoS publicerar programmens strukturer i Ladok. Det gör att kurstillfällesinformationen skickas till kurs- och programkatalogen. Därmed uppdateras kurslistorna i kurs- och programkatalogen med detaljerad information. Publicering av programstrukturer gör också att information om kurstillfällenas programkoppling skickas till TE preferences (se schemaprocessen).
Aktivitet 9: Sätta kurstillfällen i status komplett i Ladok
Aktör: Systemförvaltare EDO/AUA/VoS
Starthändelse: Tidpunkt enligt tidplan för att sätta kurstillfällen i status komplett inträffar.
Sluthändelse: Kurstillfällen inför kommande läsår är i status komplett.
Beskrivning: Systemförvaltare EDO/AUA/VoS söker ut kurstillfällen inför kommande termin som ska ges för programstudenter och statushöjer dem till komplett. Det innebär att studenter kan antas till kurstillfällena.
