Debattartikel: En smartare väg till bättre ekonomi

Efter några goda år har KTH:s ekonomi tyvärr försämrats. Vår undervisning når inte upp till sina volymmål och hyrorna har ökat kraftigt. Även andra utgifter ökar för oss liksom för alla andra till följd av inflationen medan våra anslag inte ökar i samma takt. Jag vet att Rektor och hans medarbetare prioriterar ekonomin, men med mer än 40 år vid KTH vill jag ändå komma med några idéer.

KTH:s hyror uppgick 2023 till 15 procent av omsättningen. Koncentrationen på Valhallavägen är en väg till en bättre ekonomi men man kan göra mer. Jag är förvånad över att Akademiska Hus höjer hyrorna mer än vanligt då undervisningslokalerna stod mer eller mindre tomma under pandemiåren. Slitaget måste varit minimalt och därför borde hyreshöjningen ha varit lägre än normalt.

Kan hyrorna omförhandlas? När nu lärosalarna kommer att kosta oss på avdelningarna 40 % mer kommer många lärare att avboka salar. Det förbättrar avdelningens ekonomi på kort sikt men det löser inte KTH:s ekonomiska problem, snarare tvärtom.

Undervisningen blir lidande av färre salstimmar vilket ökar risken att vi inte når volymmålen. Bättre vore att söka utnyttja lokalerna bättre. Man behöver inte ha samma läsårsindelning för alla program. Några skulle kunna börja tidigare i augusti, andra kunna fortsätta in i juni. Alla behöver inte ha tentamen samtidigt.

Man skulle kunna ha en flexibel prissättning på lokaler så att t.ex. föreläsningssalar vore dyrare på förmiddagar och billigare på eftermiddagar och det omvända för övningssalar. KTH har ett fantastiskt läge i centrala huvudstaden med närhet till den oas Liljansskogen utgör. Vi borde öppna lokalerna för stora konferenser, i synnerhet under sommarmånaderna. Ett problem här är att det saknas hotell på Campus men ett samarbete med Arcadia på Körsbärsvägen borde utvecklas.

Vi måste minska administrationen drastiskt. Problemet är dubbelt, administrationen kostar mycket pengar och upptar dessutom en alltför stor del av lärarnas och forskarnas tid. Man kan börja med att se till att man gör en konsekvensbedömning av alla nya regler. Leder de till merarbete bör de kastas i papperskorgen direkt. Därefter kan man gå vidare med de senaste tio årens nya regler. Det är bra att vi har ett robust system för utgifter men byråkratin för nya projekt har blivit så mödosam att man nästa inte längre vill söka pengar.

Sedan ett par decennier finansierar vi administrationen genom täckningsbidrag som läggs på lönesumman. Dagens system har flera nackdelar. Det delar in personalen i tre grupper: lärare, forskare och administratörer på hög nivå. Vi skulle kunna kalla grupperna C-, B- resp. A-lag eftersom de har olika täckningsbidrag. Anställda på högsta nivån betalar inget täckningsbidrag. De utgör A-laget. Att lärare i C-laget är dyrare än forskare i B-laget innebär att det kostar mer för en avdelning att anställa en lärare än en forskare.

Man har räknat ut att administrationen för undervisning är dyrare än motsvarande för forskning, men är det rimligt att ha olika procentsatser för täckningsbidraget? Undervisningen är väl egentligen KTH:s första uppgift. Staten vill att vi utökar fort- och vidareutbildningen och här skulle vi kunna göra mycket mer. Ökade intäkter är ju dessutom en väg mot en ekonomi i balans. Men befintliga lärare är redan hårt ansträngda.

Vi behöver därför vara fler för att också delta i undervisning inom det livslånga lärandet. Men krav på forskningsmedel (som inte finns) och höga OH gör det omöjligt att anställa fler lärare. Istället anlitar vi gästlärare eller konsulter. En adjunkt med 40 000 kr i månadslön och 100 % OH kostar 1470 kkr per år. En konsult som undervisar 1400 timmar kostar 1100 kkr. För avdelningen är valet enkelt. Men vill KTHs ledning att vi bedriver undervisningen med konsulter?

Fler delar av det gemensamma verksamhetsstödet bör finansieras genom avgifter av dem som nyttjar dessa delar och inte genom täckningsbidrag. Det skulle leda till att dessa gruppers ledningar finge arbeta mer för att hålla nere kostnaderna och bli ännu mer serviceinriktade.

Jag föreslår att vi sänker OH för alla forskare och lärare till forskarens nivå. Ge istället institutionerna och avdelningarna beting att de skall leverera ett visst överskott. Av detta får hälften behållas som myndighetskapital till kommande år medan den andra hälften levereras som täckningsbidrag högre uppåt i organisationen. Därmed finns ett stort incitament för avdelningar och institutioner att genom nyanställningar och minskad administration dra in mera pengar till sig själva och därmed också till KTH.

Incitament är oerhört viktigt. Det måste löna sig för den enskilde läraren, forskaren och medarbetaren på avdelningsnivå att genom engagemang och kreativitet öka intäkterna och minska utgifterna. KTH har många oerhört ambitiösa och solidariska medarbetare, inte minst lärare. Men alla är inte som hästen Boxer i George Orwells Djurfarmen som vid varje förändring förbehållslöst och självuppoffrande lovar ”I will work harder”.

Debattartikel: Johan Silfwerbrand Se KTH-profil

Replik den 20 juni av Anders Söderholm, rektor på KTH 

En mycket intressant text av Johan Silfwerbrand! Jag har under de senaste 18 månaderna ägnat mycket tid åt att försöka både förstå och förändra de ekonomiska styrsystemen på KTH. En första del har varit att göra kostnader och intäkter tydliga och placerade i organisationen där de kan påverkas. En andra del har varit utveckling av våra system för resursfördelning, planering och uppföljning genom bland annat en förnyad modell för hanteringen av GRU-intäkterna och hyrorna. Vi har idag mycket bättre system än för bara ett år sedan.

Kampen med och mot Akademiska Hus pågår ständigt. Vi förhandlar, omförhandlar och försöker optimera vår lokalanvändning samtidigt för att dra nytta av alla förändringar som ytterst kommer från att institutionerna och verksamhetsstödet förändrar sin lokalanvändning. Vi har infört ett prissättningssystem som ska ge incitament till fler konferenser i våra lokaler utanför terminstid vilket dels ger våra forskare bättre möjligheter att stå värd för konferenser, dels blir en extra intäkt när lokalerna annars skulle stå tomma. Att tänka lite mer flexibelt på hyreskostnaden för undervisningslokaler under terminstid tål att tänka vidare på.

När det gäller täckningsbidraget så får man skilja på lite olika saker. Den modell som vi använder, och som delas med högskolesverige i övrigt, kom till för att synliggöra kostnaderna så att också externa bidragsgivare skulle vara med och betala för de kringkostnader som verksamheten genererar. När vi har 63 procent av forskningen finansierad av externa finansiärer blir det orimligt att göra på något annat sätt.

Det är ett faktum att utbildning och forskning genererar olika mängd kringkostnader och det är det som avspeglas i procentsatserna. Det handlar inte om någon uppdelning av personal i olika kategorier utan enbart om en kalkylmodell och det är inte heller individer som åsätts olika procentsatser utan aktiviteter. I den bästa av världar vill vi ha medarbetare som ägnar sig åt både forskning och utbildning.

Jag begriper att det finns styrsignaler i systemet, men med det krav vi har på att upprätthålla åtskillnad mellan pengar för forskning och pengar för utbildning så måste finansieringsmodellerna se olika ut. Sedan är det en annan sak att vi vill vara så effektiva som möjligt inom verksamhetsstöd för både forskning och utbildning och det sker idag ett intensivt arbete inom detta område som en följd av att vi sänkt verksamhetsstödets budget med 158 miljoner för 2024 (och också minskat procentsatserna för forskning).

Att i stället för ett täckningsbidrag på direkt lön införa ett beting om leverans av en viss summa pengar är ett intressant förslag som i sig inte förändrar kostnaderna men kanske ger andra styrsignaler. Likaså vore det intressant att se på det som ibland kallas ”direktifiering” av kostnader, det vill säga att flytta kostnader från täckningsbidraget till avgifter så att miljöer som har större behov än andra av någon viss stödresurs också får betala extra för det. Jag tycker också att det inte bör vara en fördel att anställa konsulter i stället för att ha anställd personal.

Jag kan garantera att det här är frågor som upptar mycket tid och tankekraft. Vi är på väg ut ur de allra svåraste åren som pandemi, icke utnyttjat takbelopp och hyreschocker kastade in oss i och jag förstår hur belastande det är att ständigt tänka på ekonomi, lokalutnyttjande och externfinansiering. Även om det i första hand är chefer och ansvariga på olika nivåer som ska bära och lösa problemen så finns det förstås en stor och utbredd oro kring detta runt om på universitetet.

Johans förslag är i flera avseenden intressanta och vi tar med oss dem i det fortsatta arbetet. Bortom alla system, styrningssignaler, procentsatser, hyresmodeller och stödkostnader så finns en fantastiskt framgångsrik verksamhet och framgångsrika medarbetare och studenter.

Att hitta vägar till framtida framgångar är det allra viktigaste och som vägleder förändringarna på KTH.

Anders Söderholm, rektor på KTH