Ny organisation för KTH:s verksamhetsstöd

– Äntligen! Att skapa en samordnad organisation för verksamhetsstödet är något jag arbetat med sedan jag klev på som rektor för sex år sedan och är en logisk följd av och i linje med skolsammanslagningen 2018, säger Sigbritt Karlsson, om sitt beslut om ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd.

Skälen till samgåendet, ett arbete som leds av universitetsdirektören, är flera:

– Vi vill skapa ett mer konkurrenskraftigt och kostnadseffektivt stöd. Vi ska göra samma sak på samma sätt genom enhetliga processer oavsett var vi befinner oss på KTH och det kommer att innebära en tydlighet och en enklare tillvaro för studenter, lärare, forskare- ja för oss alla egentligen.

Beslutet går hand i hand med målen i utvecklingsplanen för 2018-2023, årets verksamhetsplan och genomlysningen av verksamhetsstödet som startade i april förra året.

– Ett KTH kommer att bli verklighet också i vardagen och ett sätt att använda våra anslag på ett smartare sätt vilket ger möjlighet för KTH att bli än starkare inom utbildning och forskning.

Men blir inte verksamhetsstödet en koloss på lerfötter och mer centraliserat?

– Snarare tvärtom. Det ger ökad flexibilitet och ett stöd som är nära verksamheten och dess behov.

Blir det nedskärningar?

– Nej, det är inte aktuellt.

Det är mindre än ett år kvar tills du slutar som rektor. Varför beslutar du om detta nu?

– Det här samgåendet är något som finns i utvecklingsplanen. Tanken är att det ska finnas på plats när den nya rektorn kommer så att den personen inte behöver ta över något halvfärdigt utan vi knyter ihop säcken innan dess.

Hur kommer det här att märkas för mig som anställd?

– Det är inte säkert att det kommer att märkas jättemycket för alla, men KTH som helhet blir tydligare och effektivare. För lärare och forskare kommer det sannolikt märkas i form av ökad smidighet och mer enhetlig service. Skolledningar och prefekter kommer få mer tid åt strategisk utveckling av KTH och mindre åt administration. Större sammanhang, fler kollegor och fler karriärvägar är andra möjliga sätt att märka det på. Det tvärvetenskapliga sättet att arbeta inom forskning kommer slå igenom också inom administrationen – hoppas jag.

Men om alla ska göra på samma sätt är inte risken att det blir stelbent?

– Att grundläggande processer ser likadana ut ökar effektiviteten och skapar ökat utrymme för flexibilitet och följsamhet där så behövs.

Så vad är nästa steg?

– Kerstin Jacobsson, universitetsdirektör, leder arbetet framåt och de administrativa cheferna på skolorna och avdelningscheferna på GVS ska nu i vår göra en kartläggning av hur vi arbetar i dag och hur vi ska arbeta framåt. Jag är övertygad om att arbetet med samgåendet kommer att stärka KTH på en rad olika sätt.

Bakgrund

Både i AAE:n då KTH granskade sin administration från 2014 och i RAE:n 2020/21 då forskningen synades framgår att administrationen kan och bör göras mer effektiv. När skolorna blev fem istället för tio 2018 bestämdes att även verksamhetsstödet skulle samordnas och effektiviseras. År 2019 blev universitetsförvaltningen ett gemensamt verksamhetsstöd. År 2021 startade genomlysningen av det gemensamma verksamhetsstödet och i början av 2022 beslutades om principer för KTH:s IT-utveckling och som i sin tur är en viktig pusselbit i utvecklandet av verksamhetsstödet som helhet.

Arbete i flera steg

 Den 22 mars fattade rektor beslutet ( finns i W3D3  med diarienummer V-2022-0218 1.1) om uppdrag till universitetsdirektören att bilda en organisation för ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd vid KTH . Därefter ska de olika stödområdena som till exempel utbildning, lokaler, HR och analyseras och inventeras. Arbetet ska utmynna i en plan för det fortsatta arbetet som rektor fattar beslut om i juni. I oktober-november fattas ett nytt beslut om hur den övergripande organisationen för verksamhetsstödet de facto ska se ut. Första januari 2023 börjar den nya organisationen att gälla.

Text: Jill Klackenberg