Samarbete nyckel i utveckling av VS

– Beslutet är ett sätt att samordna viktiga basadministrativa funktioner och göra hanteringen likvärdig i det samlade stödet för att stötta vår forskning och utbildning på bästa sätt. Nu har vi tagit ett samlat grepp och satsar dels på att samordna det som kan göras effektivare gemensamt och dels på att ytterligare anpassa det mera verksamhetsnära stödet till behoven på skolor och institutioner som nästa steg på vägen i verksamhetsstödets utveckling, säger Kerstin Jacobsson, universitetsdirektör, som fattat beslutet.

Matcha behoven

Maria Håkansson är prefekt på institutionen för samhällsplanering och miljö på ABE-skolan. Hon deltar bland annat i universitetsdirektörens prefektråd med prefekter från alla skolor för att just diskutera och analysera hur VS kan utvecklas på bästa sätt i relation till behoven inom forskning och utbildning.

– Bland det viktigaste är ju att fakultet och stöd jobbar tillsammans, bygger förtroende och har respekt för varandras expertis. I det verksamhetsnära stödet är det viktigt att det är människor som verkligen kan verksamheten i vardagen till exempel på en institution.

Men, hon påtalar också att även om grundläggande administrativa rutiner kan och ska vara lika så måste man anpassa stödet efter varje institution.

– Alla ser olika ut, är olika stora, vissa har fler forskningsprojekt och mindre undervisning och vice versa. Stödet och kompetensen måste kunna matcha det på ett bra sätt. Det gagnar KTH.

Samarbete avgörande

Andra saker som hon nämner är att ” ”vi ska vara trevliga i dialogen med varandra eftersom vi också är varandras arbetsmiljö” och att språket är viktigt, att komma ihåg att våra respektive expertjargonger kan innebära risk för missförstånd eller konflikt bara för att vi inte förstår varandra.

– Smidiga administrativa strukturer är en del, ömsesidighet, tillgänglighet och professionalitet andra viktiga delar när vi bygger ett effektivt verksamhetsstöd. Avgörande är att vi bygger vår utveckling på samarbete, säger Kerstin Jacobsson.

Vad hoppas du på när utvecklingen av VS är färdig hösten 2026?

– Vi har haft ett väldigt bra stöd, så jag tycker att det är viktigt att det inte blir sämre utan snarare stärker känslan av att vi jobbar tillsammans för det gemensamma målet att lyfta KTH:s utbildning och forskning en nivå till, säger Maria Håkansson.

Om beslutet

I universitetsdirektörens beslut om organisatorisk placering vid samorganisering av verksamhetsstöd, diarienummer V-2023-0890, ingår olika delar:

• Samorganisering av HR, ekonomi och kommunikation
• De som arbetar med reseräknings- och utläggningsgranskning ingår i personalavdelningen
• En skolcontroller införs vid skolornas ledningskanslier för att jobba med uppdrag från skolchef och prefekter, verksamhetsplanering och ekonomistyrning samt ingå i ett nätverk av controllers.

Läs mer om verksamhetsstödets utveckling  samt frågor och svar .

Text: Jill Klackenberg