Forskningsansökning- och avtalshantering

Alla ansökningar ska godkännas av enhetschef och prefekt. Budget ska kontrolleras av ITM-skolans EU-grupp innan ansökan skickas till finansiär eller koordinator. Detta är viktigt även om du endast går in i ansökan som 3:e part eller subcontractor.

Stöd för ansökningar finns att få från Research Support Office, Stöd i ansökningsförfarandet , och från ITM-skolans EU-grupp. Det är obligatoriskt att ta kontakt med RSO när man förbereder ansökan som koordinator.

Rutin för forskningsansökningar EU-projekt

1. Läs noga igenom KTH:s sidor om att ansöka om EU-finansiering: EU-finansering

2. Använd dig av skolans budgetmallar: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering.

3. Om projektet behöver samfinansieras med fofu-medel så är det forskarens ansvar att detta är förankrat hos enhetschef (upp till 250.000 SEK) eller prefekt (upp till 1 miljon SEK). Eventuell samfinansiering framgår av budgetmallen. Om den totala samfinansieringen överstiger 1 miljon SEK så måste ansökan godkännas av skolchef innan ansökan skickas in.

4. Budgetmall och komplett ansökan skickas i god till innan deadline till ITM-skolans EU-grupp via mejl eu@itm.kth.se . Om EU-ansökan behöver ett formellt åtagande, tex Letter of Intent (LoI), Non Disclosure Agreement (NDA), Letter of Committment (LoC) eller ett stödbrev så behöver även ”Blankett med information till jurister” samt blankett ”Skolans bekräftelse” bifogas (båda fylls i av ansvarig forskare). Båda blanketterna finns här: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering

5. ITM-skolans EU-grupp granskar budget och skickar komplett ansökan till verksamhetscontroller, enhetschef och prefekt för godkännande. Om ansökan redan är godkänd när den når EU-gruppen måste detta framgå av mailväxling.

6. Om ansökan behöver ett formellt åtagande måste Skolans bekräftelse skrivas under av skolchef för att juristerna ska hantera ärendet. Denna skickas till skolchef av EU-gruppen.

7. EU-gruppen skickar in det kompletta ärendet till RSO:s jurister. Juristerna återkopplar eventuella synpunkter och kommentarer till ansvarig forskare.

8. När åtagandet granskats/förhandlats av jurist lämnas det åter till ITM:s EU-grupp för signering enligt delegationsordning.

9. Om ansökan behöver prefekt eller skolchefs signatur hanteras detta av EU-gruppen.

10. Ansökan skickas till finansiär eller koordinator av ansökande forskare efter godkännande.

11. Vid beviljad ansökan, se skolans rutin för avtalshantering EU-projekt. Vid eventuellt avslag meddela EU-gruppen via mejl eu@itm.kth.se .

Alla ansökningar ska godkännas av enhetschef och prefekt. Budget ska kontrolleras av institutionens verksamhetscontroller innan ansökan skickas till finansiär eller koordinator.

Om ansökan har koppling till eget forskarbolag så ska det redan i ansökan tydligt redovisas för KTH. Se KTH:s riktlinje om bisyssla för mer information.

Stöd för ansökningar finns att få från Research Support Office, Ansökningsstöd , och från institutionens verksamhetscontroller.

Rutin för forskningsansökningar övriga projekt

1. Använd dig av skolans budgetmallar: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering

2. Om projektet behöver samfinansieras med fofu-medel så är det forskarens ansvar att detta är förankrat hos enhetschef (upp till 250.000) eller prefekt (upp till 1 miljon). Eventuell samfinansiering framgår av budgetmallen. Om den totala samfinansieringen överstiger 1 miljon så måste ansökan vara godkänd av skolchef innan ansökan skickas in.

3. Budgetmall och komplett ansökan skickas till institutionens verksamhetscontroller via mejl till respektive institution:

• Energiteknik avtal-egi@itm.kth.se
• Institutionen för produktionsutveckling avtal-ipu@itm.kth.se
• Industriell ekonomi och organisation avtal-indek@itm.kth.se
• Lärande avtal-les@itm.kth.se
• Maskinkonstruktion avtal-mmk@itm.kth.se
• Materialvetenskap avtal-mse@itm.kth.se

4. Verksamhetscontroller granskar budget och skickar komplett ansökan till enhetschef och prefekt för godkännande. Om ansökan redan är godkänd när den når verksamhetscontroller måste detta framgå av mailväxling.

5. Om ansökan behöver ett formellt åtagande, tex Letter of Intent (LoI), Non-Disclosure Agreement (NDA), Letter of Commitment (LoC) eller ett stödbrev så behöver även ”Blankett med information till jurister” samt blankett ”Skolans bekräftelse” bifogas (båda fylls i av ansvarig forskare). Båda blanketterna finns här: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering. Verksamhetscontroller samordnar skolchefs underskrift och skickar in det kompletta ärendet till RSO då dessa dokument kräver granskning av jurist innan de får skrivas under. Tänk på att vara ute i god tid för detta så det även finns tid för signering enligt delegationsordning.

6. Om ansökan behöver prefekt eller skolchefs signatur hanteras detta av verksamhetscontroller.

7. Ansökan skickas till finansiär eller koordinator av ansökande forskare efter godkännande.

8. Vid beviljad ansökan, se skolans rutin för avtalshantering. Vid eventuellt avslag meddela verksamhetscontroller via avtalsmailen ovan.

Research Support Office (RSO) förhandlar avtal med EU-kommissionen och samarbetspartners samt finns där som stöd vid projektgenomförande när KTH är koordinator. Samtliga avtal gällande EU ska signeras av chefen för RSO. Notera att det kan ta lång tid att granska/förhandla ett avtal, därför är det viktigt att tillhandahålla så mycket information om projektet som möjligt direkt.

Rutin för avtalshantering

1. Blev din ansökan beviljad? Gratulerar! Då kommer du bli kontaktad av RSO för start av kontraktsfasen.

2. Följande dokument ska skickas till ITM:s EU-grupp, eu@itm.kth.se , av ansvarig forskare i ett komplett ärende för att processen ska startas. Samtliga dokument finner du här: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering

• Blankett med information till juristerna som måste besvaras.
• Innehåller forskningen produkter eller tjänster som kan vara föremål för exportkontroll? För vissa produkter måste man även ha tillstånd vid förflyttningar inom EU. Huvudansvarig forskare har det yttersta ansvaret för att förmedla och säkerställa den information som behövs för att utreda eventuella exportkontrollfrågor. Läs mer om exportkontroll.
• Skolans bekräftelse. Fylls i av ansvarig forskare men ITM:s EU-grupp samordnar skolchefens underskrift.
• Forskaravtal som måste fyllas i och skrivas under av varje deltagande forskare. ITM:s EU-grupp samordnar skolchefens underskrift. Läs mer om forskaravtalet: intra.kth.se/forskning/avtalshantering .
• Uppdaterad budgetmall baserad på beviljat belopp med nu namngivna personer, om detta saknades i budget som togs fram vid ansökan.

3. ITM:s EU-grupp skickar all dokumentation till prefekt för godkännande innan skolchefs godkännande inhämtas med underskrift på blanketterna Skolans godkännande och forskaravtalen.

4. ITM:s EU-grupp skickar in det kompletta ärendet till RSO:s jurister. Juristerna återkopplar ev. synpunkter och kommentarer till ansvarig forskare.

5. EU-avtalet Grant Agreement samt CA Consortium Agreement skrivs under av chefen för RSO.

6. Ansvarig forskare skickar efter signering avtalet till finansiär eller koordinator.

Dessa avtal kan oftast hanteras direkt av skolan om de är baserade på standardavtal.
När flera skolor eller avdelningar deltar i ett projekt krävs interna avtal, överenskommelser, där det framgår hur stor andel av den totala summan respektive deltagare ska ha.

Rutin för bidragsavtal där KTH är enda part

1. Blev din ansökan beviljad? Gratulerar! Skicka följande dokumentation till din institutions verksamhetscontroller (se mejladresser nedan).

• Uppdaterad budgetmall baserad på beviljat belopp med nu namngivna personer om detta saknades i budget som togs fram vid ansökan. Budgetmallarna hittar du här: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering
• Avtal
• Eventuella bilagor
• Forskaravtal som måste fyllas i och skrivas under av varje deltagande forskare. Verksamhetscontroller samordnar skolchefens underskrift. Läs mer om forskaravtalet: Avtalshantering
• Eventuellt internt avtal (länka till avtal) om projektet delas mellan flera skolor eller institutioner. Det ska framgå hur stor andel av den totala summan respektive deltagare ska ha. Det är ansvarig forskare som ansvarar för att denna mall fylls i och är avstämd med den andra interna parten.

 Mejladresser för avtal

• Energiteknik avtal-egi@itm.kth.se
• Institutionen för produktionsutveckling avtal-ipu@itm.kth.se
• Industriell ekonomi och organisation avtal-indek@itm.kth.se
• Lärande avtal-les@itm.kth.se
• Maskinkonstruktion avtal-mmk@itm.kth.se
• Materialvetenskap avtal-mse@itm.kth.se

2. All dokumentation gås igenom av institutionens verksamhetscontroller som även samordnar underskrift av avtal med prefekt eller skolchef som samtidigt godkänner eventuell samfinansiering enligt delegationsordning.

3. Ansvarig forskare skickar efter signering avtalet till finansiär eller koordinator.

Samarbetsavtal ska alltid granskas, och i förekommande fall upprättas och förhandlas, av RSO (Research Support Office) Affärsjuridik. Ett samarbetsavtal är ett projekt där KTH samarbetar med olika externa parter och är oftast delfinansierat av t.ex. Vinnova, Energimyndigheten, FORMAS eller Vetenskapsrådet tillsammans med annan de andra externa parterna.

Notera att det kan ta lång tid att förhandla ett avtal med externa parter, därför är det viktigt att tillhandahålla så mycket information om projektet som möjligt direkt.

Rutin för avtalshantering

1. Blev din ansökan beviljad? Gratulerar! Då behöver följande information skickas in till respektive institution (se mejladresser nedan) för att RSOs jurister ska starta avtalsprocessen:

• Uppdaterad budgetmall baserad på beviljat belopp samt nu namngivna personer om detta saknades i den budget som togs fram vid ansökan. Budgetmallar hittar du här: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering
• Avtal i ett redigerbart format
• Ev. bilagor
• Blankett med information till juristerna som innehåller följande frågor som måste besvaras. Blanketten finns här: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering
  • Vad är KTH:s uppgift i forskningen? Vad ska KTH utföra? (projektbeskrivning). Beskrivningen ska tydligt ange och avgränsa det arbete som ska utföras, hur det ska gå till, vem som ska göra vad, enligt vilken tidsplan, till vilka kostnader, hur rapporteringen ska gå till etc.
  • Projektparter?(namn och kontaktuppgifter)
  • Vem är ansvarig på KTH? (namn och kontaktuppgifter)
  • Deltar någon av KTH:s forskare med eget företag (forskarbolag)? (bisyssla kan vara tillåten men jäv kan uppstå i forskningsprojektet och måste då förebyggas).
  • Hur är samarbetet/uppdraget finansierat? Får KTH full kostnadstäckning?
  • Kommer doktorander antagna till forskarstudier vid KTH att delta? Är de anställda av KTH eller har de annan finansiering? (studenter bör inte delta, då dessa inte är anställda)
  • Ska alla avtalsparter delta i forskningen?
  • Tillför någon av parterna bakgrundsinformation? (exempelvis tidigare genererade resultat, know-how, material)
  • Vilken typ av resultat förväntas komma ut av projektet? (skriftliga rapporter, datorprogram, patent, annat)
  • Är det troligt att resultaten genereras av KTH-forskare ensamma eller tillsammans med andra projektparter?
  • Är någon projektpart intresserad av att kommersiellt nyttja resultaten?
  • Kommer konfidentiell information utbytas?
  • Avser KTH-forskare att publicera resultaten?
• Innehåller forskningen produkter eller tjänster som kan vara föremål för exportkontroll? För vissa produkter måste man även ha tillstånd vid förflyttningar inom EU. Huvudansvarig forskare har det yttersta ansvaret för att förmedla och säkerställa den information som behövs för att utreda eventuella exportkontrollfrågor. Läs mer om exportkontroll.
• Skolans bekräftelse: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering . Fylls i av ansvarig forskare.
• Forskaravtal som måste fyllas i och skrivas under av varje deltagande forskare. Verksamhetscontroller samordnar skolchefens underskrift. Läs mer om forskaravtalet: Avtalshantering

  Mejladresser för avtal

• Energiteknik avtal-egi@itm.kth.se

• Institutionen för produktionsutveckling avtal-ipu@itm.kth.se

• Industriell ekonomi och organisation avtal-indek@itm.kth.se
• Lärande avtal-les@itm.kth.se
• Maskinkonstruktion avtal-mmk@itm.kth.se
• Materialvetenskap avtal-mse@itm.kth.se

2. Institutionens verksamhetscontroller skickar all dokumentation till prefekt för godkännande innan skolchefs godkännande inhämtas med underskrift på blanketterna Skolans godkännande och forskaravtalen.

3. Institutionens verksamhetscontroller skickar in det kompletta ärendet till RSO:s jurister. Juristerna återkopplar ev. synpunkter och kommentarer till ansvarig forskare.

4. När avtalet förhandlats av jurist lämnas det åter till verksamhetscontroller för signering enligt delegationsordning, alternativt till handläggare inom RSO för avtal som kräver chefen för RSO:s eller vicerektors signatur.

5. Institutionens verksamhetscontroller samordnar underskrift av avtal med prefekt eller skolchef enligt delegationsordning.

6. Ansvarig forskare alternativt RSO:s handläggare skickar efter signering avtalet till finansiär eller koordinator.

Ett avtal ska upprättas mellan berörd skola på KTH och industridoktorandens huvudarbetsgivare för att reglera frågor rörande exempelvis arbetssätt, styrning, ersättningsnivåer, immaterialrätt, mm. Det är KTH:s (handledarens) ansvar att upprätta avtalet med arbetsgivaren.

KTH har en avtalsmall för industridoktorandavtal. Följs mallen utan ändringar så kan den signeras av skolchef, företaget och doktoranden. Görs det däremot justeringar i avtalet måste det granskas av RSO Affärsjuridik innan signering.

Avtalet mellan KTH och arbetsgivaren utgör finansieringsunderlag för antagning av industridoktorand.

Rutin för industridoktorandavtal

1. Handledare skickar framtaget avtal till respektive institutions verksamhetscontroller (se mejladresser nedan). Meddela om det gjorts några förändringar i ursprungsmallen. Om förändringar har genomförts måste även blanketten ”Skolans bekräftelse” samt ”Blankett med information till jurister” bifogas då avtalet nu måste granskas av KTH:s jurister. Samtliga blanketter finns här: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering

2. All dokumentation gås igenom av institutionens verksamhetscontroller som även samordnar underskrift av avtal/skolchefs godkännande med skolchef.

3. Institutionens verksamhetscontroller skickar vid behov in det kompletta ärendet till RSO:s jurister. Juristerna återkopplar ev. synpunkter och kommentarer till ansvarig handledare.

4. Handledare skickar efter signering avtalet till industridoktorandens företag.

Mejladresser för avtal

• Energiteknik avtal-egi@itm.kth.se

• Institutionen för produktionsutveckling avtal-ipu@itm.kth.se

• Industriell ekonomi och organisation avtal-indek@itm.kth.se
• Lärande avtal-les@itm.kth.se
• Maskinkonstruktion avtal-mmk@itm.kth.se
• Materialvetenskap avtal-mse@itm.kth.se

Med uppdragsforskning menas forskning eller uppdrag som kräver vetenskapliga lösningar på ett problem där en extern beställare definierar innehållet i arbetet. Det kan till exempel vara forskning som en enskild forskare eller en forskargrupp utför på uppdrag av en myndighet, kommun, organisation eller företag. Uppdragsforskning betalas fullt ut av uppdragsgivaren och får aldrig samfinansieras med KTH-medel. Uppdragsforskning är momspliktig.

Uppdragsforskning ska medföra forskningsnytta för universitetet, vilket i regel innebär att resultaten ska kunna publiceras och presenteras i akademiska sammanhang och komma fortsatt forskning och undervisning till nytta.

Vid uppdragsforskning måste det alltid tecknas ett uppdragsforskningsavtal. Det finns inga formella hinder mot att uppdragsgivaren övertar ägandet till resultaten av uppdraget, dock krävs separat reglering vid överföring av äganderätt till uppfinning och men i vissa fall är det tillräckligt med nyttjanderätter. Ytterst är detta för uppdragsgivaren och den utförande forskaren att komma överens om, och frågan ska regleras dels i uppdragsforskningsavtalet som tecknas mellan uppdragsgivaren och universitetet innan arbetet påbörjas, dels i separat avtal mellan uppdragsgivaren och den utförande forskaren. Det sistnämnda avtalet är ett avtal av privaträttslig natur och kan inte förhandlas av Research Support Office (RSO) Affärsjuridik. Forskaren kan istället vända sig till bl.a. KTH Innovation.

För externfinansierade uppdrag är det särskilt viktigt att principen om full kostnadstäckning följs. Inom KTH:s uppdragsfinansierade verksamhet är det ett krav att full kostnadstäckning uppnås då denna typ av verksamhet inte får samfinansieras, då det kan medföra att KTH som myndighet sätter en rådande konkurrenssituation ur spel.

RSO Affärsjuridik intra.kth.se/forskning/avtalshantering  upprättar, granskar och förhandlar avtal mellan KTH och företag, organisationer och myndigheter. Notera att det kan ta lång tid att förhandla ett avtal, därför är det viktigt att tillhandahålla så mycket information om projektet som möjligt direkt

Rutin för uppdragsforskningsavtal

1. Använd budgetmallarna som finns på den här sidan: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering . Det finns en mall för beräkning av enstaka timmar och en komplexare mall för större projekt. Observera att uppdragsprojektet måste vara fullfinansierat av uppdragsgivaren. För att KTH:s jurister ska kunna starta granskningen av projektet behövs följande information som skickas till institutionens verksamhetscontroller via mailadresserna nedan. Även om KTH:s standardmall har använts måste rutinen nedan följas.

• Budgetmall baserad på avtalsförslaget där personerna som ska arbeta i projektet nämns vid namn.
• Avtal i ett redigerbart format (när KTH:s mall undantagsvis inte ska användas)
• Ev. bilagor
• Blankett med information till juristerna som innehåller följande frågor som måste besvaras. Blanketten finns här: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering
  • Vad är KTH:s uppgift i forskningen? Vad ska KTH utföra? (projektbeskrivning). Beskrivningen ska tydligt ange och avgränsa det arbete som ska utföras, hur det ska gå till, vem som ska göra vad, enligt vilken tidsplan, till vilka kostnader, hur rapporteringen ska gå till etc.
  • Projektparter? (namn och kontaktuppgifter)
  • Vem är ansvarig på KTH? (namn och kontaktuppgifter)
  • Deltar någon av KTH:s forskare med eget företag (forskarbolag)? (bisyssla kan vara tillåten men jäv kan uppstå i forskningsprojektet och måste då förebyggas)
  • Hur är samarbetet/uppdraget finansierat? Får KTH full kostnadstäckning?
  • Kommer doktorander antagna till forskarstudier vid KTH att delta? Är de anställda av KTH eller har de annan finansiering? (studenter bör inte delta, då dessa inte är anställda)
  • Ska alla avtalsparter delta i forskningen?
  • Tillför någon av parterna bakgrundsinformation? (exempelvis tidigare genererade resultat, know-how, material)
  • Vilken typ av resultat förväntas komma ut av projektet? (skriftliga rapporter, datorprogram, patent, annat)
  • Är det troligt att resultaten genereras av KTH-forskare ensamma eller tillsammans med andra projektparter?
  • Är någon projektpart intresserad av att kommersiellt nyttja resultaten?
  • Kommer konfidentiell information utbytas?
  • Avser KTH-forskare att publicera resultaten?
• Innehåller uppdraget produkter eller tjänster som kan vara föremål för exportkontroll? För vissa produkter måste man även ha tillstånd vid förflyttningar inom EU. Huvudansvarig forskare har det yttersta ansvaret för att förmedla och säkerställa den information som behövs för att utreda eventuella exportkontrollfrågor. Läs mer om exportkontroll.
• Skolans bekräftelse: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering  Fylls i av ansvarig forskare.
• Forskaravtal som måste fyllas i och skrivas under av varje deltagande forskare. Verksamhetscontroller samordnar skolchefens underskrift. Läs mer om forskaravtalet: Avtalshantering

Mejladresser för avtal

• Energiteknik avtal-egi@itm.kth.se

• Institutionen för produktionsutveckling avtal-ipu@itm.kth.se

• Industriell ekonomi och organisation avtal-indek@itm.kth.se
• Lärande avtal-les@itm.kth.se
• Maskinkonstruktion avtal-mmk@itm.kth.se
• Materialvetenskap avtal-mse@itm.kth.se

2. Institutionens verksamhetscontroller skickar all dokumentation till prefekt för godkännande innan skolchefs godkännande inhämtas med underskrifter på blanketterna Skolans bekräftelse och forskaravtal: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering .

3. Institutionens verksamhetscontroller skickar in det kompletta ärendet till RSO:s jurister. Juristerna återkopplar ev. synpunkter och kommentarer till ansvarig forskare.

4. När avtalet granskats/förhandlats av jurist lämnas det åter till verksamhetscontroller för signering enligt delegationsordning, alternativt till handläggare inom RSO för avtal som kräver chefen för RSO:s eller vicerektors signatur.

5. Institutionens verksamhetscontroller samordnar skolans underskrift av avtal med prefekt eller skolchef enligt delegationsordning.

6. Ansvarig forskare skickar efter signering avtalet till uppdragsgivaren.

Vicerektor för forskning beslutar huruvida KTH i forskningssamverkanssyfte ska söka avgiftsbelagt medlemskap i förening eller liknande då medlemskapet är i KTH:s namn. Medlemsavgiften betalas av ansökande forskares medel om inget annat beslut fattas av skolchef eller prefekt.

Rutiner för medlemskap/nätverk

1. Skicka följande information till respektive institutions verksamhetscontroller (se mejladresser nedan):

• En kort motivering / beskrivning om medlemskapet samt information om kostnad. Är tex medlemskapet nödvändigt för medverkan i projekt?
• Länk till organisationens hemsida
• Skolans bekräftelse som fylls i av ansvarig forskare. Skolchefs underskrift inhämtas av verksamhetscontroller. Blanketten finns här: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering

Mejladresser för avtal

• Energiteknik avtal-egi@itm.kth.se

• Institutionen för produktionsutveckling avtal-ipu@itm.kth.se

• Industriell ekonomi och organisation avtal-indek@itm.kth.se
• Lärande avtal-les@itm.kth.se
• Maskinkonstruktion avtal-mmk@itm.kth.se
• Materialvetenskap avtal-mse@itm.kth.se

2. Institutionens verksamhetscontroller skickar all dokumentation till prefekt för godkännande innan skolchefs godkännande inhämtas med underskrift på blankett Skolans bekräftelse: Blanketter för Forskningsansökning- och avtalshantering . Om medlemskapet redan är godkänt av prefekt när det når verksamhetscontroller måste detta framgå av mailväxling.

3. Institutionens verksamhetscontroller skickar in det kompletta ärendet till RSO:s jurister. Juristerna återkopplar ev. synpunkter och kommentarer till ansvarig forskare.

4. När dokumenten granskats av jurist och signerats av vicerektor lämnas det åter till verksamhetscontroller som skickar vidare till ansvarig forskare.

5. Ansvarig forskare skickar efter signering dokumenten till berörd organisation.