Hantera inresande utbytesstudent samt DD och DM
Två gånger per år kan studenter vid KTHs partneruniversitet ansöka till utbytesstudier, Dubbeldiplomsstudier (DD) eller Dualmasterstudier (DM) vid KTH. Detta sker en gång under höstterminen och en gång under vårterminen. För att arbetet ska ske kvalitativt och effektivt är det viktigt att flera delar av KTHs administration samarbetar under en kort tidsperiod med korta deadlines.
Processmodellen och aktivitetsbeskrivningarna nedan är ett stöd i arbetet för dig som arbetar med de aktiviteter som ingår i arbetet med inresande utbytesstudenter inklusive Dubbeldiplom- och Dualmasterstudenter. Det handlar såväl om förberedelse till ansökan, handläggning av ansökan som antagning av student och information till studenter.
Processen är beskriven av internationell koordinator vid skola på KTH och handläggare inom EDO (Internationella relationer, VoS-gruppen och Antagningsgruppen).
Processmodell
Processmodell Hantera inresande utbytesstudent samt DD och DM (pdf 67 kB)
Följ aktivitetsrutorna i bilden. Siffran ovanför varje ruta hänvisar till aktivitetsbeskrivningen som återfinns nedan.
Aktiviteter
Klicka på varje aktivitet för en detaljerad beskrivning
Avtalshantering (aktivitet 1-3)
1: Förhandla om avtal (Skola, IRO)
2: Skriva nytt/förlänga avtal (Skola, IRO)
3: Lägga in avtal i Mobility online (MoL) och ladok (Skola och EDO: IRO, AUA)
4: Förbereda för att öppna ansökan (Skola och EDO: IRO, AUA)
5: Informera partners om ansökan (Skola, IRO)
6: Upprätta tidplan för aktiviteter (Skola, EDO, språk)
Ansökningsperiod (aktivitet 7-9)
7: Ansöka i MoL (Student)
8: Ge support till student (Skola, Objektspecialist MoL)
9: Handlägga pågående ansökningar (Skola)
10: Skicka antagningsbesked om utbytesplats (Skola)
11: Skicka Welcome Information (EDO, Skola)
12: Revidera kursval (Student)
Samarbete i KTH Onedrive (Aktivitet 13-20)
13: Förse skola med lista på platsbegränsade kurser (Antagningsgruppn)
14: Förse EDO med lista på studenter (Skola)
15: Skapa t-nummer och etablera i ladok (VoS)
Om DD och DM student (aktivitet 16)
16: Anta student på programtillfälle (AUA)
Om utbytesstudent (aktiviet 17 och 18)
17: Skapa utbytestillfällen (EDO)
18: Anta student på utbytestillfälle (Skola, VoS)
19: Förse skola med lista för antagning till språkkurs (Skola, Språk)
20: Hantera boende och tillträde EDO, Kortexpeditionen
21: Anta student på kurs (Skola)
22: Informera student inför utbyte på KTH (EDO, Skola)
23: Anta student på platsbegränsad kurs (Skola)
24: Ta emot och introducera student (EDO, Skola)
25: Hantera kursvalsändringar (Skola)
26: Hantera intyg och Learning Agreement (Skola)
Aktivitet 25 och 26 upprepas inför varje ny termin
27: Skicka in Transcript för TG (endast DD och DM) (Student)
28: Farewell Event och Info (Alumni, Skola, IRO)
29: Informera om Transcript (Skola)
30: Ansöka om examen (endast DD och DM) (Student, Skola, EDO)
Relaterad information
Aktiviteter och datum för arbete med KTHs utbildningsutbud
Process Handlägga tillgodoräknande
Process Ta emot och introducera nyantagna studenter
Lathund Tillgodoräknande och Examen
Riktlinjer och styrdokument
Administrativ process för beslut om studentutbytesavtal på KTH
Beslut att studentutbytesavtal ska tas i en sammanhållen process en gång varje termin enligt framtaget förslag. Internationella relationer är ansvarig för att koordinera arbetet genom att sammanställa föreslagna avtal och att tilldela en kontaktperson för att kommunicera med respektive universitet när det gäller skolövergripande avtal. Internationella relationer har också i uppdrag att samla in skolornas synpunkter på samtliga avtalsförslag. Sista dag för avtalsförslag är senast andra maj respektive första oktober varje år för beslut en månad därefter.
Beslut: 2012-06-21, V-2012-0497
Processledning
Processägare
Processledare
