Godkänna och signera anställningsavtal

Godkänna och signera anställningsavtal steg för steg

Dessa steg förklarar hur du attesterar anställningsärenden och hur du signerar anställningsavtal.

Attestera/Godkänna anställningsavtal 

1. Du hittar dina ärenden genom att klicka på "Ärenden" i huvudmenyn eller i rutan för ärenden på startsidan. Du får även ett mail när du har blivit tilldelad ett ärende för godkännande med länk till ärendet.

2. När du som chef fått ett ärende tilldelat dig, har det status "Godkänd". Detta beror på att det är HR som har skapat ärendet och därefter skickat det till dig. För att öppna ärendet klicka på id numret.

3. När du har fått ett ärende bör du granska att ärendets uppgifter är korrekt ifyllda. Det finns två sätt att göra det: 

• Förhandsgranska anställningsavtalet (gå till punkt 5)
• Gå igenom alla flikar och se så att allt stämmer.

4. I fliken ”Person”, se till att personnummer, namn, telefonnummer och mailadress stämmer. 

• I fliken ”Anställning”, se till att ”Anställd fr.o.m”, befattning, anställningsform och rapporteringsställe stämmer.

  

• I fliken ”Lön”, se till så lönepåverkade uppgifter, kontering, lön och att rätt semesterform stämmer.

  

• Om det är något dokument som inte är uppladdat så kan du lägga till dessa i fliken ”Dokument”

  

• Om du har granskat avtalet i webben så kan du gå till steg 6.

5. Du har möjlighet att förhandsgranska anställningsavtalet innan attestering. För att göra detta klickar du på knappen "Anställningsavtal".

• Det dyker då upp en pop-up ruta där du väljer vilket anställningsavtal du vill förhandsgranska. När du klickar på avtalet så laddas sidan.

  

• Du behöver här fylla i ”Anställning fr.o m” (ange startdatumet för anställningen) och ”Diarienummer” (här kan du bara skriva 000), sen väljer du ”förhandsvisning” längst ner.

• En förhandsvisning av anställningsavtalet laddas ner och nu bör du se över kontaktuppgifter, befattning, placering, anställningsform, datum för anställningen, lön, omfattning och semestermetod.

6. När du har granskat anställningen ska du attestera ärendet, ärendet skickas då till HR som förbereder avtalet för digitala signaturer. Klicka på ”Ärendestatus” och ”Attestera och skicka”
 

7. Du skrollar i listan eller söker upp personen som ska ha avtalet. Klicka på ”Skicka” bredvid berörd persons namn.

8. Du får då upp en pop-up ruta följt av att en informationstext.

9. Dokumentet hamnar nu under ”Behandlade ärenden” och har status ”Attesterad”, här står det även vem som fick det tilldelande ärendet.

Signera anställningsavtal  

Vid signering så kommer det mail till både medarbetare och chef.  

Medarbetare får: 

• Mail om att signera avtal och eventuella påminnelser 

• Mail om att signeringen är klar 

• Påminnelse att ladda ner avtal. Den anställda har 40 dagar på sig att ladda ner anställningsavtalet. 

Chef får: 

• Mail om att signera avtal och eventuella påminnelser 

• Mail om att signeringen är klar 

1. När anställningsavtalet är klart och redo för signering kommer du få ett mail från KTH som informerar om detta. Mailet kommer från no-reply@addosign.net.

En eventuell påminnelse ser likadan ut förutom titeln i mailet som heter ”Påminnelse/Reminder” innan.

2. Klicka på ”Öppna dokument”. Då öppnas webbläsaren där du kan granska dokumentet. Läs igenom avtalet noga och klicka sen på skriv under dokumentet. Om du vill neka dokumentet använd knappen Neka.

3. Det dyker upp en pop-up ruta, klicka på fortsätt.

4. Du kan signera på två olika sätt, antingen manuellt på skärmen eller så kan du ladda upp en sparad bild på din signatur (tips om du signerar ofta). 

5. Om du signerar manuellt på skärmen så fyller du i rutan och klickar sedan på ”Godkänd”

6. Vill du ladda upp en bild på din sparade signatur, klicka på ”Välj bild”.

•  Du kommer då in i filhanteraren på din dator. Välj din signatur som är sparad som bild och klicka på öppna.

•  Din signatur hamnar då i rutan, och sen kan du klicka på ”Godkänd”.

• 

 7. När du klickat på ”Godkänd” dyker denna text upp. Och avtalet är signerat och skickas till den som ska anställas.

8. Efter att både du som signerande chef och anställd har signerat avtalet, kommer ni bägge att få ett mail som informerar om att signeringen har godkänts. 

• Chefs mail:

• Medarbetarens mail innehåller en länk längst ner där man kan ladda ner avtalet.

9. Anställningen kommer nu att slutföras av lön och därefter kommer du som chef att hitta avtalet i KTH HR. Du går då in under ”Anställning”, söker upp personen under ”Anställningar” och går in under ”Dokument”. Glöm inte att välja rätt anställning.