Tydligare ansvar i ny riktlinje för inköp och upphandling
KTH har en uppdaterad riktlinje för upphandling och inköp som ersätter de gamla styrdokumenten. Skälet är att mycket har hänt med lagstiftningen, i omvärlden och inom KTH, sedan de tidigare riktlinjerna togs fram för cirka 12 år sedan.
Holger Berling, upphandlingschef på KTH menar att det finns en del utmaningar inom lärosätet som relaterar till upphandling och inköp. En av de största är KTH:s inköpsorganisation.
– Vi har inte i alla delar uttalat vilka som jobbar med de olika inköpen som sker enligt ramavtal. På vissa ställen inom KTH fungerar det fint och i andra delar av organisationen vet medarbetare inte vart eller till vem man ska vända sig för att få stöd.
Han hoppas att den nya riktlinjen ska ge ökad tydlighet i ansvarsfrågan om vem som ansvarar för vad. Till exempel när en medarbetare ska kontakta KTH:s upphandlingsgrupp eller sin beställare inom skolan, eller inom verksamhetsstödet.
– Det är också viktigt att skilja på upphandling och inköp, betonar Holger Berling.
Upphandlingsgruppen hjälper till i upphandlingar där beloppet överstiger 100 000 kr, samt vid förnyad konkurrensutsättning inom ramavtal. Stödet ges enligt en tydlig upphandlingsprocess och i enlighet med de lagkrav som finns på dokumentation och diarieföring av upphandlingen.
Inköp enligt gällande ramavtal och direktupphandlingar för belopp som understiger 100 000 kr sköter däremot medarbetaren själv, eller med hjälp av beställaren på skolan eller verksamhetsstödet, utan inblandning av upphandlingsgruppen.
Viktigt med god framförhållning
Numera kan anmälan om upphandlingsärende ske året runt till upphandlingsgruppen.
– Vi i gruppen behöver bli kontaktade i tillräckligt god tid. Upphandlingar till ett större belopp tar lång tid att genomföra. Räkna med att det kan ta ett halvår från start till att ett avtal finns på plats. Stora systemupphandlingar tar ännu längre tid, och forskningsinstrument, som ofta är specialbyggda, kan dessutom ha långa leveranstider, säger Holger Berling.
Upphandlingsgruppen tar emot många olika frågor från organisationen.
– Under hösten har vi tagit fram information och instruktioner på intranätet för hur man exempelvis genomför direktupphandlingar under 100 000 kr. Framöver ska vi bygga på med utbildning för chefer och för personer som är beställare, säger Holger Berling.
Text: Marianne Norén