Till innehåll på sidan
Till KTH:s startsida

Registrera utrikes resor med tåg eller buss i KTH-Expense

Registrera 

Du registrerar nytt traktamente med hjälp av ikonen med plus-tecknet på startsidan:

Startsida KTH-Expense

1) Tryck på "+", välj sedan "Traktamente":

Välj traktamente

2) Välj sedan "Utrikes":

Välj utrikes

3) Fyll i sedan följande fält:

  • Utläggsrapport: här kan du välja att lägga till traktamentet till en befintlig utläggsrapport eller skapa en helt ny utläggsrapport.  

  • Beskrivning: ange land, stad och datum för resan. 

4) Lägg till rutt:

  • Resan påbörjades i Sverige: ange datum/tid när du lämnade bostaden eller KTH

  • Landet lämnades: datum/tid när tåget/bussen passerade gränsen mellan Sverige och utlandet 

  • Resmål: välj nu land antingen med hjälp av pilen till höger eller genom att börja skriva namnet på landet (då kommer det upp förslag på land) 

  • Ankomst till destinationsland: datum/tid vid gränspassage mellan Sverige och utlandet, dvs samma tid som i “Landet lämnades”

  • Avresa från destinationsland: datum/tid när tåget passerade gränsen tillbaka till Sverige (eller till ett annat land om du besöker flera länder under din tjänsteresa) 

  • Lägg till stopp: användas endast om du reste mellan flera länder

  • Ankomst till Sverige: datum/tid vid gränspassage mellan Sverige och utlandet, dvs samma tid som i "Avresa från destinationsland” 

  • Resan avslutades, kontoret eller hemmet: datum/tid när du var tillbaka till bostaden eller KTH

  • Spara: tryck för att spara din rutt. 

Tips! Mobiloperatören brukar skicka ett sms när du kommer till att ett annat land, då får du tiden du passerade gränsen. 

Här exempel på tågresa mellan Sverige och Danmark:

Exempel på tågresa

Nu kan du se en sammanställning av din tågresa:

Sammanställning av tågresan

5) Ange kost och logi: här anger du om du har fått måltid som du själv inte har betalat under tjänsteresan. Om du inte har fått måltider, då behöver du inte göra något.

  • Frukost, lunch, middag:

Avmarkera: här kan du avmarkera ditt måltidsavdrag om du har fyllt i fel innan

Ingen: du betalade din måltid själv 

Ingick i biljettpris: ingick obligatoriskt i biljettpriset (dvs du kunde inte välja bort den från priset), t ex en tågbiljett 

Ingick i logi: ingick obligatoriskt i rumspriset på hotellet (dvs du kunde inte välja bort den från priset) 

Kostförmån: KTH betalade din måltid eller den ingick t ex i konferensavgiften 

Representation: du blev bjuden av en extern deltagare eller du bjöd en extern deltagare.

  • Logi: vald per default. Om du inte bodde på hotell, utan bodde privat (obs gäller ej under semester/lediga dagar), då inaktiverar du knappen och du får nattraktamente. 

  • Spara: tryck för att spara dina måltider 

Nu kan du se en sammanställning på dina måltider:

Sammanställning av dina måltider

6) Komplettera konteringen enligt följande:

  • Orgenhet: ifylld per default. Kan bytas till annan org.enhet vid behov med hjälp av dropdown-listan.

  • Projekt: välj projektnummer med dropdown-listan eller genom att söka på numret 

  • Aktivitet: Ej obligatorisk! Välj från dropdown-listan om projektnumret är kopplat till en aktivitetskod. 

  • Din attestant: finns per default. Här kan du byta till annan attestant vid behov, t ex om traktamentet ska konteras på annan avdelning eller skola. I sökfältet kan du söka på namnet på attestanten.

7) Lägg till Bilagor: här bifogar du dokument, t ex resplan, hotellbekräftelse, program, inbjudan, agenda och boarding cards (EU-projekt). OBS: endast bildformat eller pdf.

8) Kommentar: här kan du ange mer information till granskare eller attestant, t ex när din utläggsrapport skickas tillbaka till dig.

9) Tryck på "Spara" för att spara ditt traktamente.

10) Sparat traktamente syns nu på startsidan under rubriken “Utkast” i mappen “Att göra”. 

11) Har du redan kopplat traktamentet till en utläggsrapport kan du klicka på rapporten och välja att skicka in den när alla utlägg och traktamente är tillagda till samma resa.  

Viktigt

  • För avresa från land och ankomst till land anges datum/tid för gränspassage. 

  • Läs mer om måltider med eller utan kostförmån här: Måltider med eller utan kostförmån

  • Läs mer om traktamentsregler här: Viktig information om utläggsrapporter och ersättningar

  • Läs mer om hur du registrerar traktamente vid semester/lediga dagar här: Traktamente vid semester/lediga dagar

  • Du hittar traktamentsbeloppen här: Traktamentsbelopp inrikes och utrikes

  • Om du är stationerad utomlands (URA) då ska traktamentet minskas med 20 % vid tjänsteresa inom det egna stationeringslandet. 

  • Om du och din chef har kommit överens om en lägre traktamentsersättning, då registrerar du ett utlägg med utläggskategori ”Minskning traktamente” med minusbelopp. Istället för att scanna in ett kvitto, skannar du in en förklaring till varför traktamentet ska minskas.