Till innehåll på sidan
Till KTH:s startsida

Registrera utrikes resor med flyg eller båt i KTH-Expense

Registrera

Du registrerar nytt traktamente med hjälp av ikonen med plus-tecknet på startsidan:

Startsidan KTH-Expense

1) Tryck på "+", välj sedan "Traktamente":

Välj traktamente

2) Välj sedan "Utrikes":

Välj utrikes

3) Fyll i sedan följande fält:

  • Utläggsrapport: här kan du välja att lägga till traktamentet till en befintlig utläggsrapport eller skapa en helt ny utläggsrapport.  

  • Beskrivning:  ange land, stad och datum för resan.

4) Lägg till rutt:

  • Resan påbörjades i Sverige: ange datum/tid när du lämnade bostaden eller KTH. 

  • Landet lämnades: datum/tid när planet lyfte. 

  • Resmål: välj nu land antingen med hjälp av pilen till höger eller genom att börja skriva namnet på landet (då kommer förslag på land) 

  • Ankomst till destinationsland: datum/tid när planet landade i utlandet. 

  • Avresa från destinationsland: datum/tid när planet lyfte tillbaka till Sverige (eller till ett annat land om du besöker flera länder under din tjänsteresa) 

  • Lägg till stopp: används endast om du reste mellan flera länder (obs: gäller inte vid transfer utan övernattning) 

  • Ankomst till Sverige: datum/tid när planet landade i Sverige 

  • Resan avslutades, kontoret eller hemmet: datum/tid när du var tillbaka till bostaden eller KTH. 

  • Spara: tryck för att spara din rutt. 

Nu ser du en sammanfattning av din rutt:

Sammanfattning av din rutt

5) Ange kost och logi: här anger du om du har fått måltider som du själv inte har betalat under tjänsteresan. Om du inte har fått måltider, då behöver du inte göra något.

  • Frukost, lunch, middag:

Avmarkera: här kan du avmarkera ditt måltidsavdrag om du har fyllt i fel innan.

Ingen: du betalade din måltid själv 

Ingick i biljettpris: ingick obligatoriskt i biljettpriset (dvs du kunde inte välja bort från priset), t ex en tågbiljett 

Ingick i logi: ingick obligatoriskt i rumspriset på hotellet (dvs du kunde inte välja bort den från priset)

Kostförmån: KTH betalade din måltid eller den ingick t ex i konferensavgiften 

Representation: du blev bjuden av en extern deltagare eller du bjöd en extern deltagare.

  • Logi: vald per default. Om du inte bodde på hotell, utan bodde privat (obs gäller ej under semester/lediga dagar), då inaktiverar du knappen och du får nattraktamente. 

  • Spara: tryck för att spara dina måltider

Nu ser du en sammanfattning på dina måltider:

Sammanfattning av dina måltider

6) Komplettera konteringen enligt nedan:

  • Orgenhet: ifylld per default. Kan bytas till annan org.enhet vid behov med hjälp av dropdown-listan. 

  • Projekt: välj projektnummer med dropdown-listan eller genom att söka på numret 

  • Aktivitet: Ej obligatorisk. Välj från dropdown-listan om projektnumret är kopplat till en aktivitetskod. 

  • Din attestant: finns per default. Här kan du byta till annan attestant vid behov, t ex om traktamentet ska konteras på annan avdelning eller skola. I sökfältet kan du söka på namnet på attestanten. 

7) Lägg till bilagor: här bifogar du dokument, t ex resplan, hotellbekräftelse, program, inbjudan, agenda och boarding cars (EU projekt). OBS: endast bildformat eller pdf.

8) Kommentar: här kan du ange mer information till granskare eller attestant, t ex när din utläggsrapport skickas tillbaka till dig. 

9) Tryck på "Spara" för att spara ditt traktamente.

10) Sparat traktamente syns nu på startsidan under kategorin "Utkast".

11) Har du redan kopplat traktamentet till en utläggsrapport kan du klicka på rapporten och välja att skicka in den när alla utlägg och traktamente är tillagda till samma resa.

Viktigt

  • Om du är stationerad utomlands (URA) då ska traktamentet minskas med 20 % vid tjänsteresa inom det egna stationeringslandet. 

  • Om du och din chef har kommit överens om en lägre traktamentsersättning, då registrerar du ett utlägg med utläggskategori ”Minskning traktamente” med minusbelopp. Istället för att scanna in ett kvitto, skannar du in en förklaring till varför traktamentet ska reduceras.