Till innehåll på sidan
Till KTH:s startsida

Registrera dina utlägg i KTH-Expense

Det enklaste sättet att registrera dina utlägg är att fotografera dem med appen “Hogia OpenHR Utlägg & Resa”. Systemet analyserar ditt kvitto och föreslår automatiskt utläggskategori, belopp, moms och valuta. Du behöver sedan bara kontrollera och fylla i resterande informationen.

Om du vill registrera i webbversionen, då gör du enligt följande.

Registrera

Du registrerar nya utlägg med hjälp av ikonen med plus-tecknet på startsidan eller genom att dra eller ladda upp ett kvitto: 

Startsidan

1) Tryck på ”+”, välj sedan ”Utlägg”.

Välj utlägg

2) Bifoga ett inskannat kvitto, systemet kommer att tolka en del av informationen, t ex belopp och moms. Därefter fyller du i övriga fält:

  • Ange beskrivning: här anger du lite mer info angående utlägget, t ex orsak till att du inte använde upphandlade leverantörer. 

  • Välj kategori: här kan du välja utläggstyper som hör till tjänsteresor men även andra typer av utlägg. 

  • Inköpsdatum: om systemet inte har tolkat datum från det inskannade kvittot, lägg datum enligt kvittot. 

  • Belopp inkl. moms: systemet tolkar bruttobeloppet från kvittot, kan ändras vid behov. 

  • Moms: systemet tolkar momsen från kvittot, kan ändras vid behov. 

  • Valuta: systemet fyller i valutakursen automatiskt. Om du har haft en annan växelkurs, då får du ändra manuellt men glöm inte att bifoga en verifikation på din valutakurs 

  • Välj utläggsrapport: här kan du ange namn på ny rapport eller välja en befintlig rapport (som du inte har skickat in för attest). 

  • Välj avsteg från policy: välj från rullistan. Gäller endast vid utlägg för taxi inrikes, flyg inrikes och utrikes, logi inrikes och utrikes.

  • Orgenhet: ifylld per default. Kan bytas till annan org.enhet vid behov med hjälp av dropdown-listan. 

  • Projekt: välj projektnummer med dropdown-listan eller genom att söka på numret 

  • Aktivitet: Ej obligatorisk! Välj från dropdown-listan om projektnumret är kopplat till en aktivitetskod. 

  • Din attestant: finns per default. Här kan du byta till annan attestant vid behov, t ex om utlägget ska konteras på annan avdelning eller skola. I sökfältet kan du söka på namnet på attestanten. 

  • Bilagor: här kan du bifoga dokument utöver det inskannade kvittot. OBS: endast bildformat eller pdf.

  • Kommentar: här kan du ange mer information till granskare eller attestant, t ex när din utläggsrapport skickas tillbaka till dig.

  • Dela upp kvitto: om ett kvitto innehåller olika typer av utlägg, då kan du här dela upp kvittot till två eller fler utläggskategorier.

3) Klicka på ”Spara” för att spara transaktionen.

4) Sparat utlägg syns nu på startsidan under rubriken “Utkast” i mappen “Att göra”. 

Sparat utlägg finns nu i Att göra - Utkast

5) Har du redan kopplat utlägget till en utläggsrapport kan du klicka på rapporten och välja att skicka in den när alla utlägg och traktamente är tillagda till samma resa.

Viktigt

  • Utlägg som är äldre än ett år ersätts inte.
  • I systemet kan du inte registrera utlägg med minusbelopp, förutom vid minskning av traktamente, se lathundar för traktamente.

Mer viktig information finns att läsa här: Viktig information om utlägg och reseersättningar

I Måltider med eller utan kostförmån  kan du läsa mer om utläggstypen "Arbetsmåltid".