Ärendekontroll
Ibland behöver du som är handläggare eller kontaktperson för ärenden kontrollera uppgifterna som finns i diariet för att säkerställa att allt är korrekt.
Saknar du behörighet till W3D3 kan du kontakta din registrator för att få hjälp. Om du har behörighet kan du själv logga in och kontrollera enligt nedan.
För att se dina samtliga pågående ärenden i W3D3 gör du så här:
- Gå in i menyn till vänster i huvudfönstret i W3D3
- Välj Sök och Mina ärenden i menyn till vänster.
- En lista på dina öppna ärenden visas. Klicka på diarienumret på det ärende du vill kontollera.
För att kontrollera och uppdatera dina ärenden:
- Gå igenom varje ärende. Ett ärende är komplett i W3D3 när samtliga handlingar i ärendet har diarieförts. Stämmer alla uppgifter? Om något inte stämmer, justera själv eller be registrator om hjälp.
- Saknas handlingar i ärendet? Se till att de diarieförs. Om du inte själv har tillgång till handlingarna längre behöver du leta efter handlingarna. Ibland kan du hitta kopior i din e-post, som kan registreras tillsammans med en tjänsteanteckning istället för originalhandlingen. Finns varken handlingar eller kopior skapar du en tjänsteanteckning som förklarar hur ärendet har hanterats. Den åtgärden ska bara behöva tas i undantagsfall.
- När ärendet är komplett kan det avslutas. I många serier i W3D3 har du som handlägger själv registatorsbehörighet och kan avsluta dina ärenden när de är kompletta. Eventuella pappersoriginal ska överlämnas till seriens registratorsfunktion. Har du inte behörighet att avsluta själv meddelar du registrator aktuella diarienummer om du är handläggare för ärenden som är kompletta och ska avslutas.
- Det finns möjlighet att göra en så kallad annotering i W3D3. Det innebär att det görs en anteckning om vad som sker i ärendet och som är bra för registrator att känna till. Ofta gör registrator en annotering när sådan information meddelas men en handläggare kan lägga till en annotering själv eller be registrator göra det. En annotering kan till exempel vara "Avtal inväntas, upprättas troligen i slutet av 2024, därefter kan ärendet stängas", "Handläggare har meddelat registrator att ärendet kan stängas men handlingar saknas, väntar på svar från handläggaren" eller "Ärendet kommer pågå fram till 2025".
Här kan du läsa mer om rutin för avslut av ärenden.
Här finns en instruktionsfilm om vad du ska tänka på när du avslutar ärenden i W3D3.