Årskort och månadskort vid KTH

För den som reser ofta i tjänsten bör rabattformer som årskort och liknande övervägas. Beslut fattas enligt gällande delegationsordning för KTH.

Det är viktigt att skolorna/motsvarande och den anställde i förväg avtalar om kortet även ska få användas för privata resor.

Tänk på att resor till och från arbetet är privata resor, även om den anställde kan ha avdragsrätt för dem i sin deklaration.

Års- eller månadskort eller kort för annan period vid SAS, SJ, eller andra reseföretag som skolan/motsvarande har köpt till anställda ska de privata resorna redovisas varje månad.

Om den anställde tillåts använda kortet för privata resor uppkommer en skattepliktig förmån. Förmånen värderas till kortets marknadsvärde om den anställde kan antas använda kortet regelbundet t ex för resor till och från arbetet eller hemresor vid helgerna. Samma gäller om den anställde inte för några noteringar om sina privata resor.

Den anställde ska därför lämna en undertecknad sammanställning över vilka privatresor som företagits så att förmånsvärdet kan beräknas månad för månad – gäller inte SL-kort. I förteckningen ska anges datum för avresa och hemresa samt avreseort, resmål och normalpris för en sådan resa.

Om ingen särskild överenskommelse om kortets användning har gjorts kan parterna i efterhand komma i en svår bevissituation om fråga om hur kortet har använts, t ex vid den anställdes taxering.

Om den anställde inte tillåts använda kortet för privata resor bör detta som ovan nämnts avtalas i förväg och då skriftligen. Om det är praktiskt genomförbart kan man även ange på kortet att det endast får användas i tjänsten.

Om den anställde kan göra troligt att endast ett fåtal privata resor gjorts med kortet får förmånsvärdet begränsas till marknadsvärdet av dessa enskilda resor. Den anställde måste då vara beredd att löpande redovisa vilka privatresor som företagits så att arbetsgivaren kan beräkna förmånsvärdet månad för månad.

Anställda som erhållit tjänstekort för resor med SAS ska begära en förteckning från SAS över samtliga resor per månad. I förteckningen ska anges datum för avresa och hemresa samt avreseort, resmål och normalpris för en sådan resa. Chefen med delegationsrätt attesterar de resor i förteckningen som är tjänsteresor.

Anställda som erhållit SL-kort förmånsbeskattas för hela kortkostnaden såvida det inte kan visas att kortet endast används i tjänsten (kortet bevaras på kontoret).

Beskattning ska ske för värdet av de privata resor som faktiskt företagits. Om den anställde inte lämnar någon redogörelse för de resor som faktiskt utnyttjats beskattas den anställde för ett förmånsvärde motsvarande hela kostnaden för tjänstekortet om inga inskränkningar i det privata nyttjandet föreligger.

Christelle Wallin, Personalavdelningen/Löner, administrerar redovisning av årskort/månadskort i lönesystemet och kan skicka mall på avtal.

När avtalet är klart och årskort/månadskort är inhandlat ska följande material skickas in för samtliga tjänstekort:

• Kopia på avtal mellan den anställde och skolan om användningen av kortet
• Kopia på faktura på tjänstekort, även för SL-kort
• Ange from-tom datum som kortet är giltigt
• Kopia på redogörelse för de resor som utnyttjats om kortet används privat.