Fakturera och betala studieavgift
Från att en studieavgiftsskyldig sökande får sitt antagningsbesked till att hen är en sk ny betalande student vid KTH sker en rad aktiviteter - från att skapa en lista över populationen och förbereda fakturering till att ge support till studenter kring fakturering och registrering samt hantera eventuella återbud.
Processmodellen och aktivitetsbeskrivningarna nedan är ett stöd i arbetet för dig som arbetar med fakturering, antagning och registrering av studieavgiftsskyldiga studenter.
Arbetet med att hantera studieavgiftsskyldiga studenter måste fungera väl så att studenterna kan påbörja sina studier när terminen börjar. Flera avdelningar tex avdelningen för utbildningsstöd (EDO), Ekonomiavdelningen (FO), avdelningarna för skolornas verksamhetsstöd och Migrationsverket är inblandade. För att arbetet ska flyta på måste vi alla veta var i processen vars och ens arbete sker, vad som händer före och vad som ska ske efter.
Processmodell
Fakturera och betala studieavgift (pdf 100 kB)
Följ aktivitetsrutorna i processmodellen. Siffran ovanför varje ruta hänvisar till beskrivningen nedan.
Aktiviteter
Klicka på varje aktivitet för en detaljerad beskrivning
1 Söka ut i NyA expertklienten (Antagningshandläggare)
2 Skapa avgiftsfil i excel (Antagningshandläggare)
3 Sortera listan, ta bort stipendiater och avgiftsbefriade (Antagningshandläggare)
4 Förbereda faktura, underlag i Agresso, skapa kunder (Ekonomihandläggare)
5 Förbereda fakturaunderlag i Agresso, registrera ordrar (Ekonomihandläggare)
6 Göra första fakturautskick (Ekonomihandläggare)
7 Hantera statusbyten i förekommande fall (Antagningshandläggare)
8 Kvittera obetalda fakturor (Ekonomihandläggare)
9 Ge support till student (Antagningshandläggare)
10 Ge support till student (Ekonomihandläggare)
11 Ta emot och identifiera betalning i Agresso (Ekonomihandläggare)
12 Skicka påminnelse efter sista betalningsdag (Ekonomihandläggare)
13 Ta emot och identifiera betalning i Agresso efter påminnelser
14 Skicka betalningsbekräftelse (Ekonomihandläggare)
15 Hantera betalning i avgiftsfil (Ekonomihandläggare)
Om betalning ej har inkommit:
16 Lägga återbud i NyA (Antagningshandläggare)
Om betalning har inkommit:
17 Märka upp betald student i ladok (Antagningshandläggare)
18 Skicka information om betalning från Ladok till Migrationsverket (Handläggare Ladok)
19 Ge support till student (Antagningshandläggare)
20 Ge support till student (Ekonomihandläggare)
21 Bevilja student uppehållstillstånd (Migrationsverket)
22 Registrera sig på första kurs i ladok och delta i upprop (Student)
23 Kvittera obetalda fakturor (Ekonomihandläggare)
24 Uppdatera kundprofil i Agresso (Ekonomihandläggare)
25 Intäktsföra/periodisera betalning (Ekonomihandläggare)
Alternativt förlopp
26 Meddela återbud efter att betalning av studieavgift har skett (Student)
27 Hantera eventuell ansökan om återbetalning (Antagningshandläggare)
28 Återbetala belopp till student (i det fall ansökan om återbetalning beviljas) (Ekonomihandläggare)
29 Ta bort betalningsmärkning i ladok (Antagningshandläggare)
30 Skicka information om borttagen betalning till Migrationsverket (Handläggare Ladok)
Riktlinjer och styrdokument
Riktlinje om hantering av anmälningsavgifter och studieavgifter
Föreskrifter om studieavgiftens storlek för utbildning på grundnivå och avancerad nivå
Information till personal om studieavgiftsskyldiga studenter
Processledning
Processägare
Processledare
