2 Ta emot ärende och tilldela handläggare
Ingår i process
Hantera återvändande programstudent
Starthändelse
Ärendet har tagits emot av SVL på VS EDO eller av SVL på VS skola
Resulterar i
En handläggare för ärendet är utsedd och ärendet är upprättat i edge
Aktörer
SVL på VS EDO eller SVL på VS skola
Beskrivning
SVL på VS EDO eller SVL på VS skola har tagit emot ärendet och fördelar till rätt handläggare enligt princip nedan.
Den som fördelar ärendet identifierar rätt handläggare, kontaktar den som föreslås som handläggare och får bekräftelse. Ärende som inkommit på annat sätt än via edge, upprättas i edge.
Ärendets handläggare:
- Målsättning att en handläggare ansvarar för ärendet från början till slut
- Handläggare för ärendet ansvarar för att kommunicera med studenten och tillsammans med berörda funktioner samla in nödvändig information i ärendet.
- Handläggare ansvarar för dokumentation i ärendet. Vid mer komplicerade och återkommande ärenden sker dokumentation efterhand i ladok. Ärenden som leder till beslut så som bifall och avslag diarieförs i W3D3.
- UA bestämmer vilka roller på skola som kan vara handläggare i denna typ av ärenden.
- Om det är oklart vem som bör vara handläggare tas ärendet upp med UA.
Ärenden fördelas huvudsakligen enligt följande:
Studievägledare centrala studie- och karriärvägledningen:
- Student är antagen till ett nedlagt program
Studievägledare skola:
- Student är antagen till ett aktivt program
- Student är antagen till ett program under avveckling
För att kunna fördela ärendet till rätt handläggare behövs följande information (och hur man tar reda på det):
- Vilket program och därmed vilken skola är studenten antagen till? Studentens program: Ladok
Programmets skola: Kontakta utbildningsprogram
- Har studenten ett studieuppehåll?
Beviljat studieuppehåll: Ladok
- Är studenten antagen till ett program som är aktivt, under avveckling eller nedlagt?
Utbildningsplaner visar aktiva program resp program utan nyantagning vilket innebär att de är under avveckling eller nedlagda. Samtliga program enligt 1993 års studieordning (oftast antagningstermin vt07 och tidigare) är nedlagda. Vissa program enligt 2007 års studieordning är nedlagda. Se specifika beslut om avveckling för gällande övergångsbestämmelser.
Principer vid fördelning av ärende mellan olika handläggare tex mellan VS EDO och VS skola:
- Skyndsam hantering, ärendet ska inte bli liggande.
- Återkoppla till studenten så att hen vet vad som händer i ärendet. I det inledande samtalet får studenten information om vad som händer härnäst.
- VS EDO och VS skola eller VS skolor emellan har dialog kring ärenden innan de ställs över via edge.
- Det ska vara tydligt vem som ansvarar för ärendet i vilket läge och det är tydliga överlämningar
- Svåra fall tas upp i arbetsgruppen för återvändande student (representanter från varje skola och EDO/Vägledning och stöd)
Denna hantering omfattar studenter på grundnivå och avancerad nivå (ej basårsstudenter).
Systemstöd, hjälpmedel, rutin
Edge
KTH:s Informationshanteringsplan
Beskriven av
EDO och representanter från VS Skolor