Hantera ledighet och frånvaro
Som chef behöver du säkerställa att ledighet och frånvaro hanteras rättvist och enligt KTH:s riktlinjer. Du ansvarar för semesterplanering och stödjer medarbetare i att rapportera sin ledighet och frånvaro korrekt.
Ditt ansvar som chef
Ledighet vid KTH regleras främst av lagar och avtal. Vissa typer av ledigheter är en rättighet, medan andra kan beviljas med hänsyn till verksamhetens behov och måste bedömas individuellt. Som chef ansvarar du för att följa KTH:s riktlinjer för godkännande av ledighet och frånvaro. Du bör även påminna dina medarbetare om deras eget ansvar att rapportera ledighet och frånvaro i KTH-HR.
Glöm inte att slutattestera
Som chef behöver du slutattestera varje period/månad i KTH-HR.
Stötta dina medarbetare
För forskande och undervisande personal kan det uppstå dilemma kring att hantera ledighet och frånvaro på grund av att det finns en stor frihet kring arbetstider under eget ansvar. Som chef inom alla delar av KTH, bör du stötta medarbetarna att rapportera ledighet och frånvaro på korrekt sätt, så att alla får samma del av de rättigheter och skyldigheter som finns kopplade till anställningen.
Riktlinjer för olika typer av ledigheter och frånvaro
Planera och hantera semester
Som chef ansvarar du för att planera dina medarbetares semester och se till att de tar ut det antal dagar som krävs under året. På KTH finns två metoder för att rapportera semester: blankettmetoden och schablonmetoden. Hur många semesterdagar en medarbetare har rätt till beror på deras ålder. Semester behöver hanteras under i princip hela året. Redan i början av året bör du som chef kontrollera om det finns personer i din grupp som har många sparade semesterdagar (aktuellt för de som har blankettmetoden), och påminna alla i gruppen om att planera in årets ledighet.
Viktiga datum för semesterplanering
- Mars: Börja planera sommarsemester.
- April: I slutet av april har alla rätt att få veta om sommarsemestern är godkänd av dig som chef eller inte.
- 15 maj: sista dag att registrera önskemål om att spara semesterdagar från innevarande år (för de som använder blankettmetoden).
- Juni-augusti: alla ska ta ut minst 20 dagar sammanhängande semester (4 veckor).
- Oktober: följ upp semesteruttaget i din grupp.
- December: hantera eventuella kvarvarande semesterdagar för året.