Arbetssätt för studentkommunikation

KTH har ett gemensamt arbetssätt för studentkommunikation. Syftet är att underlätta för studenter med korrekt, konsekvent och användbar studieinformation. Här finns viktiga utgångspunkter i arbetet samt checklistor, mallar och guider.

Kvalitetsprinciper

Följande kvalitetsprinciper definierar de krav som ställs på studentkommunikation vid KTH. De bidrar till att studentkommunikationen upplevs som relevant, proportionerlig och hanterbar. De gäller oavsett kanal eller avsändare och ska användas som gemensamma kriterier vid planering och uppföljning. Studentkommunikation ska vara samlad, tydlig, ges i rätt tid och klargöra ansvar.

Samlad

Studentkommunikation ska vara samlad och lätt att hitta och navigera ur studentens perspektiv. Informationen ska vara organiserad och presenterad så att studenten snabbt kan se sammanhang, hitta relevanta svar och förstå vad som gäller utan att behöva tolka interna processer. Struktur, tillgänglig utformning och relevant språkval ska säkerställa att alla studenter, oavsett förutsättningar, har likvärdig möjlighet att ta del av och förstå informationen.

Tydlig

Studentkommunikation ska vara tydlig i sin utformning och struktur. Budskap ska vara konkret formulerade med ett klart och begripligt språk och det viktigaste ska framgå först. Informationen ska vara korrekt, aktuell och lätt att förstå utan särskild förförståelse eller kännedom om interna begrepp. Begrepp ska användas konsekvent över tid och i olika kanaler så att kommunikationen är igenkännbar och minskar osäkerhet.

Ges i rätt tid

Studentkommunikation ska ges i rätt tid i relation till studentens situation och studiernas progression. Den ska ges när den gör störst nytta för studenten och vara relevant i stunden, oavsett om syftet är att förstå, välja, agera, få aktuell information eller ta del av ett erbjudande. För tidig information riskerar att bli brus och förlora relevans. För sen information riskerar att skapa stress eller minska budskapets värde.

Klargör ansvar

Studentkommunikation ska klargöra ansvar och ramar. Det ska vara tydligt vad studenten själv ansvarar för, vilket stöd KTH erbjuder och på vilka grunder beslut fattas. Kommunikationen ska bidra till realistiska förväntningar och stärka förutsägbarhet och tillit.

Kan studenten hitta informationen?
Kan studenten förstå den direkt?
Behöver studenten den just nu?
Är det tydligt vem som ansvarar och varför?

Tydliga ansvarsroller

KTH har tydliga rollbeskrivningar av ansvar och utbildning som krävs för rollerna som hanterar innehåll.

Chef för aktuellt verksamhetsområde utser dessa personer. För programrummen innebär det utbildningsadministrativt ansvariga (UA).

Ansvarsroller

Kanaler och tjänster med olika syften

KTH ska vara konsekvent med vilken information som finns i vilken kanal. Här nedan kan du läsa om hur olika tjänster och kanaler ska användas och hänga ihop.

Studentwebben och nyhetsbrevet

På Studentwebben (kth.se/student) finns studieinformation som är öppen för alla:

utbildningsplaner
kursplaner, kursomgångar, kurs-PM, kursanalyser, historisk dokumentation om kursen
information om studier på KTH, stöd och vägledning, IT och digitala tjänster, kontakt
programspecifik information som ska kunna nås av alla (till exempel kontaktuppgifter, utlandsstudier)

Studentwebben

Nyhetsbrev

Utifrån Studentwebbens innehåll skickas nyhetsbrev ut en gång i månaden till alla studenter och påminner om nyheter, viktiga datum och tips med länkar in till Studentwebben.

Nyhetsbrev

Personliga menyn

Personliga menyn, som är tillgänglig på hela kth.se och på Canvas när studenten har loggat in, är studentens ingång till sina studier. Här får studenten en överblick och med länkar till sina:

kurser (kurs-PM, kursplan, kursrum i Canvas)
program (programrum i Canvas)
schema
studenttjänster, som exempelvis kursregistrering, studieresultat och bokning av grupprum.

Kursrum i Canvas

Studenter, som är registrerade på en kursomgång, får automatisk tillgång till motsvarande kursrum i Canvas. Läraren beslutar om kursrummet är stängt eller öppet. I kursrummet samlas:

kursmaterial
inlämningsuppgifter
eventuella quiz
kommunikation mellan lärare och studenter

Studenten hänvisas till kurs-PM för information om kursens mål, läraktiviteter, förberedelser, detaljer om examination och kontakter. Studenten hänvisas till Studentwebben för gemensam information om till exempel kursregistrering, anmälan till kurs inom program och examination.

Programrum i Canvas

Studenter, som är registrerade på ett program, får automatisk tillgång till motsvarande programrum i Canvas. Programrummet är stängt och nås endast av programmets studenter. I programrummet samlas:

programspecifik information som endast ska vara tillgänglig för programmets studenter
länkar till Studentwebben relaterade till programstudierna
viktiga deadlines och informationspass
filer från programmet
kommunikation mellan programledningen och studenter

Studenten hänvisas till utbildningsplaner för information om programmets mål, omfattning och innehåll, urvalsprinciper, genomförande, eventuella inriktningar samt examensbenämning. Studenten hänvisas till Studentwebben för gemensam information om studier på KTH.

Guide till programrummet i Canvas

Instagram

Instagramkontot KTH Student ska inspirera och informera befintliga studenter i deras studier och studentliv samt uppmärksamma dem på olika aktiviteter och stöd som erbjuds på KTH. Innehåll och uppdatering sköts av studenter, i samråd med KTH.

Stöd i arbetet

Har du frågor?

Arbetsgruppen för samordnad studentkommunikation (utsedd av Utbildningsadministrativa utskottet) har tagit fram KTH:s arbetssätt för studentkommunikation.