Teori: grunderna i Ladok
I på denna sida går vi igenom grunderna om Ladok som system, processer och begrepp i Ladok.
Innehåll
- Introduktion: Om KTH, AUA och VoS
- Om Ladok
- Från antagning till examen
- Viktiga begrepp
- HST och HPR
- Studieadministrativa system på KTH
- Regelverk
- Stöd och support
1. Introduktion
Denna utbildning ges av gruppen Verksamhetsuppföljning och Systemstöd, som är en grupp inom AUA.
Enheten för utbildningsadministration (AUA)
Enheten för utbildningsadministration (AUA) är en av tre enheter i Avdelningen för utbildningsstöd/Education Office (EDO). AUAs uppdrag är att ge stöd, råd och service till KTHs skolor, institutioner och till Verksamhetsstöd, särskilt inom våra specialistområden antagning, examen, verksamhetsuppföljning och systemstöd.
- Avdelningschef på AUA: Malin Sigvardsson
- Gruppchef Antagningsgruppen: Helena Leidebrant
- Gruppchef Examen: Maria Klarenfjord
- Gruppchef Verksamhetsuppföljning och Systemstöd (VoS): Caroline Ekstrand
Verksamhetsuppföljning och Systemstöd (VoS)
VoS tillhandahåller utbildning och support i de studieadministrativa systemen som används vid KTH, däribland Ladok. Utveckling och förvaltning av systemen sker inom ramen för förvaltningsobjektet ”StudAdm” (det studieadministrativa objektet). VoS sammanställer och utvecklar även rapporter för utbildningsstatistik till interna och externa parter
2. Om Ladok
Vad är Ladok?
- Ladok är det system som används för att dokumentera de studerandes närvaro och resultat inom högre utbildning. Ladok används för studier på alla nivåer, d.v.s. förberedande nivå, grundnivå, avancerad nivå samt forskarnivå.
- Ladok syftar till att underlätta det dagliga arbetet på institutioner och förvaltning, vid lokal och central planering, vid uppföljning av studieresultat samt att trygga studentens rättsäkerhet.
- Ladok är ett nationellt system för studieadministration inom högre utbildning i Sverige.
- Ladok ägs av högskolorna tillsammans med CSN genom ett konsortium. Idag ingår 40 högskolor i konsortiet.
Uppgifter i Ladok används till:
- Underlag vid beslut om antagning (Antagningssystemet NyA)
- Underlag till beslut om studiemedel (CSN)
- Underlag vid beslut om examensbevis vid KTH eller annat lärosäte
- Den offentliga statistiken (SCB och UKÄ)
- Underlag till den ekonomiska redovisningen
Ladok som ekonomisystem
Uppgifter i Ladok, t.ex. registreringar och resultat, utgör underlag för:
- skolornas verksamhetsuppdrag och därigenom fördelning av medel till KTH skolor
- KTH:s årsredovisning vars siffror skickas till utbildningsdepartementet och påverkar KTH:s ekonomiska ram
KTH:s årsredovisning och övriga uppföljningsrapporter finns på KTH intranät: Budgetunderlag, årsredovisning och uppföljningsrapporter .
Verksamhetsuppföljning i Ladok
I Ladok kan du göra uppföljning på kurs, program och skola. Det är möjligt att ta ut HST, HPR (mer om HST och HPR senare), antal registrerade och enklare genomströmningsrapporter direkt ur systemet. För detta finns ett antal lathundar till hjälp: Statistik och uppföljning av utbildning
Ladok i utbildningsadministration
Ladok är stort, berör både studenter och personal och är navet i utbildningsadministrationen. Ladok används i alla delar av studentens utbildning.
Ett Ladok, Ett KTH
- På KTH arbetar vi aktivt med våra studieadministrativa processer för att säkerställa rättssäker och enhetlig hantering över hela KTH
Vi bidrar alla till god kvalitet:
- Vi matar in en kurs rätt och det blir rätt längre fram: antagning.se, examensbevis, statistiken
- Vi ser till att endast de studenter som faktiskt läser en kurs är registrerade på kursen aktuell period och vi rapporterar därmed rätt HST till utbildningsdepartementet
- Vi lägger in examensarbetets titel med rätt stavning och studenten slipper stavfel på sitt examensbevis
3. Flödet i Ladok
Nedan går vi närmare in på varje del i flödet i Ladok, från antagning till examen. I varje del av flödet finns en eller flera relaterade studieadministrativa processer.
4. Viktiga begrepp
Några begrepp kommer du att finna genomgående i Ladok och det är viktigt att känna till betydelsen av dessa.
5. HST och HPR
KTH finansieras i huvudsak genom anslag från regeringen (utbildningsdepartementet) och bidrag från statliga och privata aktörer. Vi får ersättning från departementet för att vi bedriver utbildning. Ersättningen betalas ut genom att vi får pengar för när studenter registrerar sig på kurser (HST) samt att de klarar av kurserna (HPR).
6. Studieadministrativa system på KTH
Det finns många olika studieadministrativa system på KTH. Här är några av de vanligaste:
- UG: Användardatabas där alla KTHs studenter och anställda finns
- KOPPS: Kurs- och planeringsverktyg. Här finns information om alla våra kurser.
- Canvas: Lärplattform där studenter har tillgång till sina kurser (kursmaterial, diskussionsforum etc)
- NyA: Antagningssystemet
- ISP: Elektronisk Individuell Studieplan. För studenter på forskarnivå
- TimeEdit: Schemasystem för lokalbokningar
- Och många till: Mobility online, TentaAdmin, Meritvärdesberäknaren, Tentaskanning m.m.
Hur hänger systemen ihop?
De studieadminsitrativa systemen har många kopplingar mellan varandra. Bilden nedan visar de huvudsakliga kopplingarna men det finns också t.ex. direkt koppling från Ladok till system som Schemasystemet TimeEdit, Tentaskanning, TentaAdmin, meritvärdesberäknaren m.m.
Studentregistret: mellan Ladok och NyA
- Studentregistret är en systemtjänst som är gemensam för alla lärosäten som är anslutna till Ladok och NyA. Studentregistret används för att etablera och uppdatera personer (sökande/studenter).
- Identiteter kan skapas i både Ladoks och NyAs gränssnitt, men de lagras i Studentregistret och finns på så sätt endast en gång i varje system.
- En student kan i Studentregistret finnas antingen med ett svenskt personnummer, och då synkas uppgifterna från folkbokföringen, eller med ett s.k. interimspersonnummer för de som inte har ett svenskt personnummer.
7. Regelverk, lagar och förordningar
KTH är en statlig myndighet och lyder som sådan under Högskolelagen och ett antal förordningar. Nedan tar vi upp några av de viktigaste. På intranätet kan du läsa mer om vad det innebär att vara statligt anställd: Att vara statligt anställd | KTH Intranät .
8. Stöd och support
Utbildningsstöd, processer och regelverk
Som stöd för dig som arbetar med utbildningsadministration finns sidor på KTHs intranät:
- Utbildningsstöd/utbildningsadministration/Ladok: Lärarstöd | KTH Intranät
- Utbildningsadministrativa processer: Utbildningsadministrativa processer | KTH Intranät
- KTH regelverk för utbildning: Utbildning | KTH Intranät
Support
- På intranätet, Lathundar | KTH Intranät , hittar du lathundar och skärminspelningar för handhavande i Ladok.
- Ladoksupporten når du på ladok@kth.se
- Aktuell driftsinformation hittar du på intranätet: Driftsinformation för anställda | KTH Intranät
Tips
- Använd rätt webbläsare! Chrome, Firefox, Safari och Edge stödjs.
- I och med att Ladok är webbaserat kommer du kunna använda de kortkommandon som du är van vid (kopiera/klistra in etc), arbeta i flera olika flikar, markera och skicka länkar
Kontaktinformation
- Ladok - ladok@kth.se
- Inloggningsproblem - it-support@kth.se
- Avgiftsfrågor - info@kth.se
- Juridiska frågor - forvaltningsjuridik@kth.se