Möteshygien
Rekommendation om hygien för digitala möten vid KTH.
Bakgrund
Sedan starten av pandemin i mars 2020 har behovet av att hålla digitala möten ökat. För vissa funktioner inom KTH har antalet möten blivit fler när vi övergått från fysiskt till digitalt. Då vi inte längre behöver gå fysiskt mellan möten har också möjligheten att lägga möten på varandra utan paus mellan ökat. Ur arbetsmiljösynpunkt upplevs det av många arbetstagare vara mer ansträngande att mötas digitalt än fysiskt.
Forskning har identifierat fyra huvudsakliga orsaker till varför digitala möten kan orsaka trötthet hos människor:
- Stora mängder ögonkontakt i närbild.
- Att se sig själv på bild i realtid.
- Drastisk minskning av vår vanliga rörlighet.
- Mycket högre kognitiv belastning än vid fysiska möten.
Källa: news.stanford.edu/2021/02/23/four-causes-zoom-fatigue-solutions/
Syfte
Genomföra möten på ett sätt som minskar risk för belastning på arbetstagaren.
Personalavdelningens rekommendationer
Planering
- Kom överens i arbetsgruppen om gemensamma regler för digital vett och etikett för till exempel videokonferenser och chatt. Många kan ha olika åsikter om detta. Dokumentera vad ni har beslutat.
- Finns det finns möjlighet att en given person eller funktion/flera kan ansluta till mötet endast med ljud? I sådana fall kan mötesledaren informera om det, och då skapa möjlighet för given funktion att till exempel samtidigt ta en promenad.
- Planera in en kortare paus var 45:e minut i agendan vid längre möten.
- Vid paus bör man lämna datorskärmen och röra på sig.
- För att möjliggöra paus för deltagarna mellan möten:
- Planera in mötesstart vid en normalt avvikande tid. Exempelvis 13.15 istället för 13.00
- Planera in mötesslut vid en normalt avvikande tid. Exempelvis 13.45 istället för 14.00
- Byt ställning, ställ dig upp och rör gärna på dig mellan mötena.
Inför möten
- Sätt förhållningsregler:
- Bör alla deltagare checka in i början av mötet och visa sig med bild? Kan någon/några deltagare därefter delta endast genom ljud? Eller bör alla deltagare visa sig hela mötet?
- Hur får talaren ordet?
- Är det okej om man har bilden avstängd periodvis?
- Stäng av funktionen där du ser dig själv, och visa din bild endast för övriga deltagare om behov finns.
- Experimentera med helskärmsläge kontra minimerat läge för att få variation i vilken storlek du ser övriga deltagares bilder.