Till innehåll på sidan

Projektuppstart

Det här är en processbeskrivning för hur ansökningar och kontrakt vid uppstart av projekt ska hanteras på ITM-skolan. Processen gäller ej för EU-projekt. Den vänder sig till dig som är projektledare, verksamhetscontroller eller projektekonom.

Uppdaterad: 2022-09-20
Processägare: Gustav Fröland
Aktörer i processen: Projektledare, VHC (Verksamhetscontroller), Projektekonom (Ekonomistaben på ITM-skolan), Registrator (Registrator på ITM-skolan), Skolchef eller Prefekt, Finansiär, RSO (Research Support Office)
Tidsperiod:  Löpande

Processkarta

Processkarta för uppstart av nya projekt. Finns även i textform på den här sidan.

Processkarta Uppstart av nytt projekt för utskrift (pdf 81 kB)

Processbeskrivning

  1. Projektledaren skriver ansökan och gör budget tillsammans med VHC.
  2. VHC stödjer projektledaren med budget. VHC ger klartecken för budget och skapar ett ärendekort för ansökan i CASE och mailar därifrån ansökan till enhetschef och prefekt för godkännande. Om ansökan även behöver skrivas under så skickar VHC alla pappersunderlag till prefekt /skolchef. VHC inhämtar godkännande av samfinansiering och juridiskt godkännande om detta krävs.
  3. Påskrift enligt delegationsordning. Original åter till VHC som vidarebefordrar till projektledare.
  4. VHC lägger in skannad komplett underskriven ansökan på befintligt CASE-kort. Skickar originaldokument till registraturen samt till projektledaren.
  5. Registrator arkiverar original. 
  6. Projektledaren skickar in ansökan till finansiären.
  7. Finansiären utvärderar ansökan och meddelar svar till projektledaren.
  8. Projektledaren får svar.
  9. Avslag skickas till VHC.
  10. Vid avslag ändrar VHC status på CASE-kort till avslag och lägger in avslagsbeslut.
  11. Vid godkänd ansökan: Projektledaren skickar in all dokumentation som krävs enligt avtalshemsidan till avtal-inst@itm.kth.se som hanteras av VHC.
  12. VHC går igenom dokumentationen.
  13. Behöver avtalet granskas av RSO?
  14. Om NEJ: Gå till punkt 20.
    Om JA, projektledaren fyller i de blanketter som ska skickas in till RSO.
  15. VHC inhämtar prefekts godkännande och samordnar skolchefs underskrift.
  16. Skolchef skriver under.
  17. VHC laddar upp alla dokument i CASE och meddelar RSO att det finns dokument för granskning.
  18. RSO granskar/upprättar avtal, förhandlar med motpart och kommunicerar direkt med Projektledaren om de förändringar som behöver göras.
  19. RSO meddelar VHC och projektledare via CASE när ärendet är klart för underskrift/åtgärd etc.
  20. VHC kommunicerar kontraktet med prefekt eller skolchef enligt delegationsordning och ordnar med underskrift.
  21. Prefekt/skolchef skriver på avtalet och returnerar till VHC.
  22. VHC skickar underskrivet avtal till projektledare och till registratur för arkivering. Skanna in underskrivet avtal till CASE-kortet.
  23. Registrator arkiverar original.
  24. Projektledare skickar underskrivet avtal till finansiär eller ev. koordinator.
  25. VHC skickar underskrivet avtal till finansiär eller ev. koordinator.
  26. Projektekonom lägger upp projektet i Agresso.Lägger in projektnummer i CASE.
  27. Projektekonom meddelar VHC och projektledaren projektnumret.

Frågor?

Har du frågor rörande uppstart av nytt projekt, kontakta ekonomistaben: ekonomistab@itm.kth.se .

Delegationsändring i EFH 2022‑03‑25
EU‐projekt 2022‑03‑18
Fakturahantering 2022‑03‑25
Kundfakturering 2022‑03‑18
Projektuppstart 2022‑09‑20
Sakattestering av faktura 2022‑03‑18
Arvoden 2020‑06‑10
Reseräkningar 2020‑06‑04
Utlägg 2020‑06‑04
Inrättande av kurs på forskarnivå 2022‑04‑22
Inrättande av doktorsprogram 2022‑04‑22
Disputation 2022‑10‑27
Byte eller tillägg av handledare 2022‑04‑22
KS-administration 2020‑06‑10
Tentamen – administration 2020‑06‑10
Direktupphandling mellan 0 – 50 000 kr 2022‑06‑09
Direktupphandling mellan 50 000 – 100 000 kr 2022‑06‑09
Direktupphandling mellan 100 000 – 700 000 kr 2022‑06‑09
Inköp av tillfälliga lärarinsatser genom tjänsteupphandling 2022‑06‑09
ITM-skolans rutiner för studentinflytande