Inköp av tillfälliga lärarinsatser genom tjänsteupphandling

​​​​​​Uppdaterad: 2022-03-23
Processägare: Ekonomistaben, inköpsansvarig
Aktörer i processen: Studierektor, VhC - verksamhetscontroller, prefekt, personalansvarig, inköpsansvarig, skolchef
Tidsperiod:  Löpande

Processkarta 

Processkarta Inköp av tillfälliga lärarinsatser genom tjänsteupphandling (pdf 148 kB)

Processbeskrivning

Den numrerade listan nedan är inte i kronologisk ordning utan är beskrivningar till processkartans rutor.

1. 1 okt /1 april skickar inköpsansvarig blankett för att anmäla behov av tillfälliga lärarinsatser inför nästkommande termin till VhC som vidarebefordrar till studierektor.
2. Studierektor inventerar behovet av tillfälliga lärarinsatser.
3. Studierektor fyller i blankett ”inköp av tillfälliga lärarinsatser via tjänsteupphandling” och skickar till VhC.
4. VhC kontrollerar att ekonomiska förutsättningar för att inköpa tillfälliga lärarinsatser finns.
5. VhC kontrollerar om något behov kan tillgodoses via arvodering.
6. Om någon av lärarinsatserna kan arvoderas gå vidare till process: ”arvodist”
7. VhC kontrollerar om något inköp är över 615 312 kr.
8. VhC anmäler till inköpsansvarig inköp som är över 615 312 kr, som upphandling.
9. Inköpsansvarig mottar anmälan om upphandling.
10. För inköp som är under 615 312 kr skapar VhC underlag över behovet av tjänsteupphandling och lämnar till prefekt.
11. Prefekt tillstyrker/avslår respektive tjänsteupphandling med signatur på respektive underlag.
12. VhC sorterar ut tillstyrkta respektive avslagna tjänsteupphandlingar och skickar tillstyrkta till inköpsansvarig.
13. Inköpsansvarig sammanställer underlaget till ett ärende och skickar till Personalansvarig.
14. Personalansvarig föredrar ärendet i samverkansgruppen och skickar sedan tillbaka ärendet till inköpsansvarig.
15. Inköpsansvarig förbereder beslut som skickas till skolchef.
16. Skolchef beslutar om tjänsteupphandling får göras.
17. Skolchef beslutar även om att inköpsansvarig får handlägga inköpet och att ekonomisk attestant får skriva avtal med lärarkonsult.
18. Skolchef undertecknar beslut och skickar till inköpsansvarig.
19. Inköpsansvarig diarieför beslutet.
20. Inköpsansvarig skickar beslutet till sakansvarig för åtgärd, till studierektor för kännedom samt till registrator för arkivering.

Här tar den första delprocessen slut. Att inköp av tillfälliga lärarinsatser genom tjänsteupphandling får göras. Fortsättningen beskriver hur själva direktupphandlingen av lärarinsatserna går till.

1. VhC kontrollerar vilka tjänsteupphandlingar som får göras.
2. VhC handlägger respektive inköp.
3. VhC kontaktar inköpsansvarig för nytt diarienummer för respektive inköp.
4. Inköpsansvarig tar ut nytt diarienummer för respektive inköp med koppling till skolchefens beslut och skickar till VhC.
5. VhC kontrollerar om inköpet överstiger 100 000 kr.
6. VhC skapar och skickar förfrågningsunderlag till konsult/konsulter.
7. Konsult skriver offert per brev, märkt ”Direktupphandling”, och skickar till VhC.
8. VhC öppnar offerterna, dagen efter sista svarsdag, tillsamman med en kollega.
9. VhC skriver öppningsprotokoll.
10. VhC utvärderar offerterna och väljer leverantör.
11. VhC meddelar samtliga konsulter val av leverantör.
12. Konsulter mottar val av leverantör.
13. VhC skickar hela inköpsakten till inköpsansvarig.
14. Inköpsansvarig diarieför akten och skickar till registrator för arkivering.
15. Registrator arkiverar akten.
16. VhC skriver kontrakt för lärarinsatsen som skrivs under av ekonomisk attestant.
17. VhC skickar kontraktet i två exemplar till konsulten.
18. Konsulten skriver under kontrakten och returnerar den ena till VhC.
19. VhC tar emot kontrakt, skickar original till inköpsansvarig samt skickar kopia på avtal till studierektor.
20. Inköpsansvarig diarieför kontraktet.
21. Registrator arkiverar kontraktet.
22. Studierektor mottar kontrakt för tjänsteupphandlingen.
23. Inköpsansvarig kontaktar studierektor/sakansvarig för ifyllande av upphandlingsdokument.
24. Studierektor/sakansvarig fyller i upphandlingsunderlag och skickar åter till inköpsansvarig.
25. Inköpsansvarig annonserar tjänsten i upphandlingssystemet i minst 10 dagar.
26. Inköpsansvarig öppnar anbuden tillsammans med en kollega dagen efter sista svarsdag, signerar öppningsprotokoll samt skickar anbuden till studierektor/sakansvarig för utvärdering och tilldelningsbeslut.
27. Studierektor/sakansvarig fyller i utvärdering och tilldelningsbeslut, signerar och skickar åter till inköpsansvarig.
28. Inköpsansvarig skickar ut tilldelningsbeslutet i upphandlingssystemet.

Frågor?

Har du frågor rörande processen, kontakta inköpsansvarig: inkopsansvarig.itm@kth.se .