Efter en beställning är lagd

Alla frågor efter att en beställning sänts till leverantör hanteras av beställaren/inköparen själva som kontaktar leverantören med sina frågor.

Orderbekräftelser/leveransbesked
Beroende på hur ordern sänds till leverantören får angiven beställare orderbekräftelser/leveransbesked.

I de fall leverantören har en orderintegration läses leverantörs ordernummer och preliminär leveransdatum oftast in under anteckningar i beställningen.
 

Saknad leverans
Om ni saknar en leverans efter angett preliminära leveransdatum kan det bero på olika saker.
- Börja med att titta i beställningens flik för antekningar om information om leverans finns.
- Titta i er mail om ni fått orderkvittens med preliminärt leveransdatum
- Om inget ovan ges kontakta leverantör, under denna länk hittar ni kontaktuppgifter till leverantörena

Det är vanligt att tillverkarna ger en distrubutör ett preliminärt datum efter tillverkarens planerade produktion, som distrubutören i sin tur meddelar leverantör.
Vi får inte per automatik information av leverantör om när ett leveransdatum flyttas eller i vissa fall går EOL = ”End of life” = borttagen ur produktion.
Ibland blir leverantören varse om detta och meddelar oss och er, ibland föreslår de ersättningsprodukt eller så makulerar de ordern och slutkund får göra ny beställning.

Faktura ankommit innan leverans

När faktura ankommit till KTH men leverans inte skett eller felaktig produkt levererats.

Om faktura ankommit och ni inte fått varan är det viktigt att man inleder en undersökning av vad som hänt.
Bra att veta är att alla leverantörer i och med automatiska flöden startar faktura flödet när produkt lämnar leverantör/distributör för leverans till kund.

Steg 1
Beställaren/inköparen kontaktar leverantör via mail för att fråga leverantör om leverans verkligen skett eller om transportör inte kunnat leverera.
I mailet ska information om beställningsnummer, om fakturan endast gäller en del av beställningen ange vilken produkt med artikeln nummer och komplettera med kopia på inkommen faktura samt ange fakturanumme.

Steg 2
Om leverantören svarar att ingen leverans än har skett svarar ni i mailtråden att (förslag på text):

”KTH kommer parkera fakturan med nummer xxxx.
Ni som leverantör behöver skjuta upp faktura datum för beställningen med motsvarande antal dagar som leverans faktiskt dröjts från att fakturan anlänt till KTH.
Vi behöver kvittens från er med det nya datumet”

Leverantör ska återkomma med kvittens om att det är gjort.

När leverantörs kvittens ankommit ska ett mail sändas till skolans inköpsansvarig samt ekonom med information om att man har parkerat och inväntar leverans samt att leverantör har skjutit upp faktura datum för beställningen.