Doktorander - forskarutbildning och anställning

 I doktorandprocessen använder KTH metoden kompetensbaserad rekrytering , vilket bl.a. innebär nya mallar och ett tydligt processflöde som ser likadant ut för alla som rekryterar doktorander på hela KTH. Jämställdhet, mångfald och avståndstagande från alla former av diskriminering är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund och ska beaktas i samtliga delar av rekryteringsprocessen.

1. Inför rekrytering

Innan en rekrytering påbörjas ser rekryterande chef över anställning och behov.

Tänk igenom följande:

• Vilka behov har verksamheten?
• Finns godtagbara studievillkor för utbildningen, t.ex. skrivbord och annan utrustning som behövs?
• Mål med forskarutbildningen och anställningen?
• Vilka ansvarsområden och arbetsuppgifter ska anställningen innehålla (inkl. institutionstjänstgöring)?
• Vilka krav ställer det på medarbetaren avseende erfarenhet, kunskap och personliga egenskaper?
• Hur ser gruppsammansättningen ut idag? Vill ni ändra på den?
• Finansiering för anställningen?
• Är beslutet förankrat med skolchef/avdelningschef?
• Jämställdhet, mångfald och jäv ska beaktas genom hela rekryteringsprocessen

Rekryteringsgrupp

En rekryteringsgrupp sätts samman. Gruppen kan exempelvis bestå av avdelningschef, handledare och HR-handläggare. Jämställdhetsperspektivet ska beaktas vid sammansättningen av gruppen. Observera att endast ett par stycken ur rekryteringsgruppen kommer att vara med vid intervjutillfällena. Gruppen ansvarar för hela rekryteringsprocessen.

2. Uppstart av rekryteringsprocessen

Anställningsprofilen ligger till grund för hela kompetensbaserade rekryteringsprocessen och behöver få ta tid att utforma.

Anställningsprofil doktorand swe-eng 240426.docx (docx 64 kB)

I anställningsprofilen beskrivs projektet som doktoranden ska bli en del av, den anger eventuell särskild behörighet för forskarutbildningen, meriterande kunskaper och erfarenheter, samt specificerar egenskaper som ska bedömas vid prövning av de behöriga sökandes förmåga att tillgodogöra sig utbildning på forskarnivå.

Enligt KTH:s antagningsordning är det den sökandes mogenhet, omdöme och förmåga till självständig kritisk analys som ska bedömas vid prövning av förmåga att tillgodogöra sig utbildning på forskarnivå. För att möjliggöra för rekryterande chef att på ett likvärdigt och säkert sätt utvärdera de behöriga sökande använder sig KTH av metoden kompetensbaserad rekrytering. Det innebär att i anställningsprofilen skriva in de personliga egenskaperna som krävs för att lyckas i rollen som doktorand och likaså kunna tillgodogöra sig utbildningen. Enligt den kompetensbaserade rekryteringsmetodiken och vilka personliga egenskaper som bäst stämmer överens med det som föreskrivs i KTH:s antagningsordning. Rekommenderas att man utgår ifrån dessa personliga egenskaper:

• självgående
• samarbetsförmåga
• personlig mognad
• problemlösande analysförmåga

Dessa personliga egenskaper (utom problemlösande analysförmåga) utvärderas enklast genom intervjun. Om det finns behov av att ändra/lägga till personliga egenskaper rekommenderas att ta kontakt med HR-avdelning på din skola.

Den eventuella särskilda behörigheten framkommer i ämnesstudieplanen ( under revidering) .

Språkkrav

Anställningsprofil och annonsering på svenska är obligatoriskt, vill du även annonsera på engelska behöver anställningsprofilen vara översatt.

3. Annonsering

HR på skolan ser över layout av annonsen utifrån anställningsprofilen och skickar annonsutkastet till rekryterande chef för godkännande.

Annonsering av doktorandanställningar sker vid samannonsering 9 gånger om året. Ansökningstiden är minst 10 dagar, dock rekommenderas en annonseringstid på minst tre veckor, sista ansökningsdag bör vara på en vardag. Vid eventuell förlängning av annonseringstiden ska HR-handläggaren kontaktas senast 3 vardagar innan sista ansökningsdatum.

Tips för en bra annons (docx 24 kB)

Om samannonsering och undantagen från annonskravet

4. Urval

När sista ansökningsdag passerat påbörjas urvalsprocessen. Urvalet hanteras i rekryteringssystemet där rekryterande chef och eventuellt ytterligare personer ges behörighet att läsa ansökningshandlingarna.

Först granskas sökande utifrån de grundläggande och särskilda behörighetskraven. Därefter bedöms de personliga egenskaper och meriterande kunskaper och egenskaper som specificerats i annonsen. Egenskaper och erfarenheter bör prioriteras i förväg. Inga ytterligare kriterier får läggas till i efterhand. 

HR på skolan finns tillhands för stöd i urvalsprocessen.

När urvalet är klart ska de intressanta kandidaterna följas upp med ett avstämningssamtal för att säkerställa och undersöka om det är aktuellt att kalla kandidaten till intervju. Jämställdhet, mångfald och jäv ska beaktas genom hela rekryteringsprocessen.

Öppna/ladda ner urvalsguide - doktorandrekrytering (docx 60 kB)

Guide för poängsättning av ansökningar i rekryteringssystemet Varbi 20180828.docx (docx 135 kB)

5. Intervju

Vid intervjutillfället bedöms kandidatens personliga egenskaper, meriterande kunskaper och erfarenheter samt lämplighet för rollen. Rekommendationen är att kalla 3-6 kandidater på intervju. Om en kandidat inte är från Stockholmsområdet kan intervjun istället ske via digitalt möte, för att sedan kalla in personen till ett personligt möte vid en eventuellt andra intervju.

Under intervjutillfället:

• Använd intervjuguide
• Skapa samma förutsättning för samtliga kandidater.
• ID kontroll ska genomföras vid den första intervjun (av den som håller i intervjun) på samtliga kandidater, oavsett om det är en intervju på plats eller om intervjun genomförs digitalt. Vilka ID handlingar som är godkända finner du här Giltiga id-handlingar på KTH.

Som stöd under intervju finns en intervjuguide att ladda ner i rekryteringssystemet, alternativt en skalad version här nedan. Kontakta HR för tips och stöd inför intervjuerna.

Guide - hur du laddar ner intervjuguiden i rekryteringssystemet (docx 76 kB)

Svenska:

Öppna/ladda ner Intervjuguide_doktorand_SVE (docx 25 kB)

Intervjufrågor för alla kompetenser SVE (docx 52 kB)

English:

Open/download Interview_template_ENG (docx 24 kB)

Questions for all personal qualities (docx 30 kB)

Sammanställ & rangordna

Efter respektive intervju är det bra att sammanställa och påbörja rangordningen av kandidaterna utifrån specificerade krav på egenskaper och erfarenheter. Mallen för sammanställning och rangordning av toppkandidaterna kan användas:

​ Öppna/ladda ner sammanställning och rangordning av toppkandidaterna (docx 29 kB) ​

Arbetsprover och tester

I jakten på den perfekta kandidaten kan man komplettera intervjun med ex. arbetsprover eller personlighetstester. Det kan ge värdefull insikt om kandidaten och säkerställa att rätt kompetens och kandidat hamnar på rätt plats.

6. Referenstagning

Referenser tas på vald toppkandidat. Referenstagningen validerar att referenters uppfattning av kandidaten är densamma som kandidaten presenterat under intervjun.

Ta 1-3 referenser och använd mallen för referenstagning. Om HR har deltagit i intervjuerna kan de hjälpa till att ta referenser, annars finns de alltid tillhands för rådgivning och stöttning inför referenstagningen.

Öppna/ladda ner mall för referenstagning (docx 58 kB)

7. Motivera toppkandidat

När alla toppkandidater intervjuats är det dags för rekryteringsgruppen att besluta slutkandidat som villkorligt erbjuds anställningen. Som stöd finns en mall för sammanställning och rangordning av toppkandidaterna. Motiveringen skickas sen till HR tillsammans med besked om vem/vilka som villkorligt erbjudits anställningen.

Öppna/ladda ner sammanställning och rangordning av toppkandidaterna (docx 29 kB)

8. Villkorligt erbjuda anställningen

Slutkandidaten erbjuds villkorligt doktorandanställningen. Det innebär att anställningen erbjuds under förutsättning att denne blir antagen till forskarutbildning. Beslutet meddelas HR med önskat startdatum och dokumentet motiveringen av toppkandidaten/erna bifogad.

Återkoppling till kandidaterna

De kandidater som blivit kallade till intervju men inte gått vidare i processen ska få personlig återkoppling av rekryterande chef/handledare.

HR skickar ut ett meddelande via rekryteringssystemet till alla sökande som inte gått vidare i processen.

Antagning till forskarutbildning

Länk till KTH:s intranät om antagning till forskarutbildning